TOUR DU LỊCH CHẤT LƯỢNG CHO KHÁCH ĐOÀN SỬ DỤNG TEAMBUILDING VÀ GALA DINNER CẦN ĐẠT ĐƯỢC YẾU TỐ GÌ

 1. Quản lý địa điểm

Teambuilding và Gala dinner (du lịch sự kiện) vì mọi sự kiện MICE đều được tổ chức tại một ‘địa điểm’, rõ ràng các sự kiện và địa điểm MICE không thể tách rời.

• Mặc dù có sự khác biệt về cài đặt và kích thước cho các sự kiện MICE, các điểm tương đồng được chia sẻ là:

·        Họ đưa những nhóm người có cùng sở thích đến các cơ sở đã được sắp xếp trước.

·        Các nhu cầu của người tham dự sẽ được đáp ứng bằng các tiện nghi có sẵn các phương tiện hoặc địa điểm đã được sắp xếp trước.

·        Các loại địa điểm khác nhau thường được sử dụng cho các sự kiện MICE, các yếu tố có thể đưa ra quyết định của người tổ chức, cũng như khái niệm quản lý địa điểm để cung cấp thông tin cơ bản về địa điểm từ quan điểm của người điều hành địa điểm.

·        Các loại địa điểm

• Theo thuật ngữ Công nghiệp APEX do Hội đồng Công nghiệp Công ước xuất bản, địa điểm là:

·        Địa điểm hoặc điểm đến của cuộc họp, sự kiện hoặc chương trình

·        Địa điểm biểu diễn như hội trường, phòng khiêu vũ hoặc khán phòng, v.v.

·        Các loại địa điểm khác nhau có thể được phân loại theo bốn mục đích chính:

·        Khách sạn & Khu nghỉ dưỡng

·        Trung tâm Hội nghị / Triển lãm

·        Cơ sở vật chất đa năng

·        Các địa điểm khác

2. Sự chuẩn bị và hoạt động của Du lịch sự kiện

• Nhìn chung, việc chuẩn bị và vận hành Du lịch sự kiện bao gồm:

Tìm một địa điểm

Mặc dù đây có thể là điểm khởi đầu để chuẩn bị, các chức năng vận hành khác như hậu cần, tổ chức thực phẩm và đồ uống, thiết bị và con người, cần được xem xét cùng với việc tìm kiếm địa điểm

• Chức năng Hậu cần và Cung ứng

Quản lý các chức năng hậu cần và cung ứng cho một sự kiện liên quan đến việc lập kế hoạch, thiết kế và kiểm soát sự di chuyển của tất cả các nguồn lực đến khu vực cần thiết. Hậu cần chung cho các sự kiện bao gồm:

·        Quản lý nguồn cung cấp sự kiện như vé, tờ rơi tại chỗ và bảng chỉ dẫn

·        Quản lý sự đến và đi của người tham dự, luồng người, thiết bị, nhà cung cấp và nghệ sĩ

·        Quản lý các dịch vụ ăn uống

·        Quản lý các phương tiện kỹ thuật như chiếu video, hội nghị truyền hình và tăng cường âm thanh

·        Quản lý phông nền, dàn dựng và ánh sáng

·        Quản lý âm thanh và thông tin liên lạc

Quản trị nhân sự

Quản lý nguồn nhân lực có thể bao gồm các hoạt động trên phạm vi rộng, liên quan đến sự phát triển chiến lược dài hạn của tổ chức sự kiện. Các EMC và các nhà tổ chức sự kiện phải đánh giá thị trường lao động, các kỹ năng cần thiết và một quá trình tích hợp có thể có trước khi thực hiện các nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực.

Tuy nhiên, để thực hiện và kế hoạch quản lý nguồn nhân lực phù hợp, tất cả các quá trình, bắt đầu từ tuyển dụng nhân viên đến thiết kế chính sách nguồn nhân lực, phải phù hợp với mục đích và mục tiêu của sự kiện.

• Kiểm tra thiết bị teambuilding và dạ tiệc

Kiểm tra các thành phần phục vụ teambuilding và gala dinner. Đối với các dụng cụ teambuilding bằng hơi, máy bơm hơi, hãy kiểm tra và ép các sản phẩm liên quan mật thiết đến chuyến đi ít nhất 1 ngày. Sắp xếp gọn gàng theo các hạng mục vật dụng theo kịch bản chương trình teambuilding, gala dinner phù hợp. Thiết lập các sân chơi teambuilding và gala dinner đẹp mắt với các sản phẩm định sẵn. Sân chơi, cờ, phông nền, backdround, các hạng mục thiết kế. Hệ thống âm thanh, kết nối nguồn, loa….

3. Lựa mục tiêu

• Cần phải xem xét mục đích của sự kiện hoặc động cơ đi du lịch xem đó là phần thưởng cho việc đạt được mục tiêu hay là một công cụ thúc đẩy cho việc thực hiện trong tương lai. Lựa chọn điểm đến là một vấn đề quan trọng trong du lịch, và bộ chọn mục tiêu là thành phần trung tâm của việc lựa chọn mô hình mục tiêu (Crompton 1992; Sirakaya và Woodside 2005).

• Một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến các cuộc họp và các quyết định khuyến khích du lịch là hình ảnh điểm đến, đóng vai trò là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch của chủ nhà.

• Yếu tố đầu tiên là khả năng tiếp cận và sự thuận tiện. Một sân bay có khả năng tiếp cận cao, mạng lưới giao thông kết nối tốt và cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ tạo lợi thế cho các điểm đến. Ngoài ra, sức hấp dẫn của vị trí có thể được đo lường thông qua phong cảnh, văn hóa, lịch sử và kiến ​​trúc.

• Đối với các cuộc họp của công ty, sự sẵn có của các thiết bị họp cũng phát huy tác dụng. Phải có đủ phòng khách sạn để chứa mọi người tham dự và các phòng họp đáp ứng yêu cầu của công ty.

• Trình độ công nghệ, chất lượng dịch vụ và chuyên môn trong các cuộc họp của công ty cũng có thể giúp xác định các địa điểm phù hợp để tổ chức các cuộc họp, dạ tiệc hoặc teambuilding.

4. Tạo các trò chơi sản phẩm du lịch sự kiện (teambuilding, gala dinner)

Với khả năng tiếp cận hầu hết mọi thứ họ muốn, người dân ở các nước phát triển đang có sứ mệnh thỏa mãn nhu cầu tâm lý của họ như được truyền cảm hứng, thuộc về một cộng đồng chung và có ý nghĩa. (Nijs và Peters 2002; Ter Borg 2003).

5. Lựa chọn điểm đến, sân chơi

• Cần phải xem mục tiêu của sự kiện hoặc động cơ đi xem đó là phần thưởng để đạt được mục tiêu hoặc là một công cụ thúc đẩy việc thực hiện trong tương lai. Lựa chọn điểm đến là một vấn đề quan trọng trong du lịch, và bộ tiêu điểm lựa chọn thành phần trung tâm của sự lựa chọn mô hình tiêu điểm (Crompton 1992; Sirakaya và Woodside 2005).

• Một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến cuộc họp và quyết định khuyến khích du lịch là hình ảnh điểm đến, đóng vai trò là yếu tố quan trọng trong công việc thiết lập kế hoạch của nhà chủ.

• Đầu tiên yếu tố là khả năng tiếp cận và tiện lợi. Một sân bay có khả năng tiếp cận cao, mạng lưới giao thông kết nối tốt và cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ tạo ra lợi ích cho các điểm đến. Ngoài ra, sức hấp dẫn của vị trí có thể được đo lường thông qua phong cảnh, văn hóa, lịch sử và kiến ​​trúc.

• Đối đầu với cuộc họp của công ty, sự sẵn có của các thiết bị họp cũng phát huy tác dụng tham gia và các phòng họp đáp ứng yêu cầu của công ty.

• Công nghệ, chất lượng dịch vụ và chuyên môn trong các cuộc họp của công ty cũng có thể giúp xác định các điểm phù hợp để tổ chức các cuộc họp, dạ tiệc hoặc teambuilding.

6. Tạo các trò chơi sản phẩm du lịch sự kiện (teambuilding, gala dinner)

Với khả năng tiếp cận hầu hết mọi thứ họ muốn, người dân ở nước phát triển có sứ thần thỏa mãn yêu cầu của họ như truyền cảm hứng, thuộc về một đồng cộng đồng và có ý nghĩa. (Nijs và Peters 2002; Ter Borg 2003).

Ý tưởng về trò chơi teambuilding và gala dinner rất quan trọng. Nội dung đưa ra phù hợp với lứa tuổi và giới tính. Thiết bị sản xuất thiết bị có thể được làm từ các sản phẩm tự nhiên, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, các sản phẩm sản xuất từ ​​công nghệ hoặc các sản phẩm phế thải như lốp xe. Tất cả đều xuất phát từ ý tưởng của nhà sản xuất thiết bị để phù hợp với số tiền khách hàng bỏ ra mua.

Thiết lập buổi dạ tiệc (ngoài trời):

Một buổi dạ tiệc muốn thành công: Nội dung về buổi tiệc khai trương, buổi lễ và phần vui cũng cần có ý nghĩa theo tiêu đề và đối tượng tham gia phù hợp. Trong buổi dạ tiệc, đại diện của khách hàng rất quan trọng, họ là thuyền trưởng sẽ nói lên mục đích của buổi tiệc và gửi lời tri ân đến đội ngũ nhân viên, khách hàng đã đóng góp cho doanh nghiệp của mình. Các tiết mục mở màn thu hút sự tham gia và phần nhìn về sân khấu, âm thanh, ánh sáng phù hợp với từng nội dung kịch bản của chương trình. Âm thanh rất quan trọng trong các câu nói tri ân hoặc các trò chơi kịch tính. Cần chuẩn bị âm nhạc để phối hợp nhịp nhàng. Vị trí, sắp xếp bàn ghế, rượu bàn tiệc hay bánh sinh nhật đãi khách cũng rất quan trọng. Một đêm dạ tiệc thể hiện được mục đích, ý nghĩa của cả chuyến đi, củng cố thêm ý nghĩa của đêm tiệc là thành công tốt đẹp cho việc chuẩn bị ý tưởng cho đoàn. Nó quyết định ảnh hưởng đến ý nghĩa của chuyến du lịch và không quên gắn kết họ bằng những vòng tay khăng khít giữa những người tham gia và sự quan tâm đến chất lượng thương hiệu của Lữ hành Rồng Châu Á đối với những chuyến du lịch sau này.

7.  Hướng dẫn viên du lịch

Vị trí của hướng dẫn viên du lịch và dịch vụ của trưởng đoàn du lịch trong các sản phẩm du lịch. Trong cấu trúc của sản phẩm du lịch, công việc của hướng dẫn viên và trưởng đoàn du lịch được coi là một sản phẩm dịch vụ riêng biệt, hay nói cách khác là bộ phận cấu thành sản phẩm. Nó cho phép đáp ứng các nhu cầu cốt lõi của sản phẩm (nghỉ ngơi, tham quan, giải trí). Một ví dụ cổ điển về sản phẩm như vậy là một sự kiện được tạo ra bởi một nhà tổ chức du lịch (du ngoạn, kỳ nghỉ, trình diễn, đi bè). Sự hài lòng của khách du lịch, lợi ích liên quan đến chuyến đi không chỉ được xác định bởi chất lượng của các yếu tố cơ bản của sản phẩm như vận chuyển, lưu trú, ăn uống và các điểm tham quan, mà còn bởi việc triển khai các chương trình hiệu quả và cung cấp thông tin liên quan, cũng như đảm bảo khách du lịch ' sự an toàn. Đó là công việc có trách nhiệm của hướng dẫn viên và trưởng đoàn du lịch đằng sau nó. Đáng chú ý là quá trình hình thành vai trò mới trong các ngành này.

 Tham gia tích cực vào các hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm du lịch mới và quảng bá những sản phẩm hiện có (ví dụ: chiến dịch quảng cáo “Świętokrzyskie Province Casts a Spell”)

Những thập kỷ gần đây đã mang lại sự phân quyền đáng kể ở Ba Lan; để các vùng và thành phố có cơ hội đưa ra quyết định về sự phát triển của chính mình. Bên cạnh những vai trò truyền thống gắn liền với việc phổ biến kiến ​​thức, giáo dục và phụ trách các nhóm khách du lịch, còn có những vai trò mới như một nhà hoạt động du lịch và chuyên gia du lịch (Kaczmarchot, 2013).

Thương hiệu của một hướng dẫn viên du lịch và của toàn bộ ngành thương mại được gọi là hướng dẫn du lịch được xây dựng bởi các yếu tố như: kiến ​​thức thu được, kinh nghiệm cá nhân cũng như nghề nghiệp, tự giáo dục hoặc đào tạo có tổ chức khác, hình thức thuyết minh hướng dẫn du lịch và của chính mình hoặc người khác tổ chức hoạt động du lịch. Điều đặc biệt đáng chú ý là yếu tố cuối cùng thuộc về những vai trò được gọi là “mới” của hướng dẫn du lịch. Vì chính nhờ các hoạt động du lịch, đặc biệt là các hoạt động có tổ chức, mà hướng dẫn viên có thể trở thành một đối tác đáng tin cậy cho nhiều chủ trương không chỉ được giới hướng dẫn du lịch thực hiện. Như một ví dụ, người ta có thể trích dẫn ở đây hoạt động của Hiệp hội Hướng dẫn viên Du lịch và Lãnh đạo Tour Western-Masurian đã ký hợp đồng với hãng vận chuyển, đã giới thiệu dịch vụ hướng dẫn viên du lịch như một yếu tố bắt buộc của gói du lịch dọc theo Kênh Ostróda-Elbląg. Lời bình luận của hướng dẫn viên du lịch trong chuyến du ngoạn nâng cao chất lượng của sự kiện đặc biệt này và bên cạnh sự thư giãn và hồi hộp của chuyến du ngoạn, giúp khách du lịch có thể có được kiến ​​thức vững chắc về khu vực. Các hoạt động tương tự do Ban Giám đốc Bảo tàng Trận chiến Grunwald ở Stębark đảm nhiệm. Người ta có thể đưa ra nhiều ví dụ khác về các sản phẩm du lịch (điểm tham quan) trong đó hướng dẫn du lịch có thể được coi là một dịch vụ cơ bản hoặc cách khác, nơi nó trở thành một yếu tố gần như bắt buộc của hoạt động tham quan. Trong số những người khác, nó cũng là hệ quả của một số quy định pháp luật, chẳng hạn như Luật Khai thác (ví dụ: thăm các mỏ ở Wieliczka hoặc Zabrze) hoặc Quy định do Giám đốc Vườn quốc gia hoặc Bảo tàng ban hành.

8. MC (Chủ lễ) dẫn chương trình du lịch sự kiện

Trong những năm 1970 và 1980, thuật ngữ MC được liên kết với nhạc hip-hop, và là từ để chỉ những gì ngày nay thường được gọi là "rapper". Khi đó, người ta còn coi MC là từ viết tắt của những cụm từ như người điều khiển micro, người cầm mic checka, bình luận viên âm nhạc và di chuyển đám đông. Sự mâu thuẫn trong từ viết tắt này có thể là lý do tại sao các máy chủ ngày nay không chỉ là máy chủ lưu trữ. Ví dụ: giới thiệu nghệ sĩ biểu diễn, nói và giao lưu với khán giả; tiến hành một buổi lễ, một cuộc họp ... Ở một số quốc gia khác, người chủ trì còn chịu trách nhiệm biên tập chương trình và tự giới thiệu, dẫn dắt chương trình.

Một bậc thầy về nghi lễ là một nhân vật kỳ lạ và hấp dẫn. Anh xuất hiện, biến hóa và can đảm, trong vô số hình thức biểu diễn sân khấu và vũ kịch phổ biến, đặc biệt là các trò giải trí theo phong cách đa dạng không được mô tả như xiếc, tạp kỹ, burlesque và tạp kỹ. Anh ấy cũng xuất hiện trong các vở kịch và phim, chưa kể đến các chương trình trò chuyện truyền hình và chương trình phát thanh. Trên thực tế, vai trò của Chủ lễ (MC) là một truyền thống trình diễn lâu đời, có nguồn gốc từ cả tôn giáo và cung đình, sử dụng một loạt các cách tu từ, điệu múa và điệu bộ du nhập và trong nước. Sử dụng các kỹ thuật biểu diễn được tuyển chọn từ các lĩnh vực pháp lý, tôn giáo, tài chính, báo chí và học thuật, MC đã nói lên tiếng nói và ảnh hưởng đến tình cảm xã hội Mỹ từ ít nhất là thế kỷ 19 cho đến buổi diễn gần đây nhất của Giải thưởng Viện hàn lâm (Laura Anne Brueckner, The Master of Nghi lễ: Dramaturgies of Power, University of California, San Diego 2014, p7).

MC dẫn chương trình teambuilding, gala dinner hiểu rõ khách hàng cần gì, tăng sức hút tham gia chương trình. Phong cách thoải mái, thân thiện và duyên dáng pha chút hài hước phù hợp nhất. Là người có kiến ​​thức sâu rộng, lời lẽ rành mạch rõ ràng, biết kết nối với bộ phận kỹ thuật để điều tiết chương trình một cách ý nghĩa. Biết cách xử lý tình huống linh hoạt trong teambuilding, gala dinner làm tăng sự hài lòng và lắng đọng ý nghĩa của từng chương trình.

9. Vận tải du lịch

Vận chuyển bằng xe ô tô hiện đại, an toàn suốt hành trình. Lịch tàu ổn định đúng giờ. Hãng hàng không rõ ràng, hạng ghế phù hợp tiêu chuẩn… nên khách hàng nên rõ ràng trước khi thực hiện. Danh sách khách hàng được sắp xếp phù hợp với số xe, giờ bay và có đại diện khách hàng của từng dịch vụ.

• Giao thông vận tải là một yêu cầu cơ bản để hoạt động du lịch. Đó là yếu tố then chốt, kết nối khách du lịch với điểm đến, thống nhất các yếu tố điểm đến và là yếu tố động lực trong hệ thống du lịch. Mối quan hệ giữa giao thông vận tải và du lịch phần lớn đã được nghiên cứu bởi các nhà địa lý, những người đã sử dụng các khái niệm do các nhà khoa học không gian phát triển để hiểu các tương tác và các khía cạnh vị trí của hệ thống giao thông khi chúng tác động và phụ thuộc vào các hoạt động giải trí và du lịch. Một trong những điểm yếu của địa lý giao thông là tiếp tục thiếu vắng các nhà địa lý nghiên cứu về giao thông và mối quan hệ của nó với du lịch. Các đánh giá về tiến bộ trong nghiên cứu vận tải, chẳng hạn như Knowles (1993), là đáng chú ý vì họ thiếu bất kỳ nỗ lực nghiên cứu thực chất nào trong lĩnh vực này.

• Ở một số khía cạnh, vận tải có xu hướng được các nhà địa lý xem như một yếu tố thụ động trong bối cảnh du lịch hơn là một phần không thể thiếu của hoạt động du lịch. Trên thực tế, các nhà nghiên cứu đã đạt được tương đối ít tiến bộ trong lĩnh vực nghiên cứu này kể từ khi các nghiên cứu có ảnh hưởng được thực hiện vào những năm 1960 và 1970 bởi các nhà địa lý (ví dụ, Wall 1971; Patmore 1983). Trong khi các bản tổng hợp hữu ích như Halsall (1992) cung cấp danh mục các nghiên cứu trước đây, một số nghiên cứu được Halsall (1992) xem xét lại được viết bởi các nhà địa lý trong những năm 1980 và 1990 để phát triển rõ ràng sự hiểu biết về cách thức vận chuyển tạo điều kiện và trong một số trường hợp điều kiện loại hoạt động giải trí và du lịch diễn ra. Phần lớn các hoạt động nghiên cứu đã được công bố trên Tạp chí Địa lý Giao thông Vận tải và Tạp chí Quản lý Vận tải Hàng không đã được tập trung vào việc di chuyển bằng đường hàng không (Feiler và Goodovitch 1993). Các nghiên cứu khác đã xem xét tác động của tắc nghẽn đối với việc đi lại của khách du lịch (Shailes, Senior và Andrew 2001), với Page (1999) là nghiên cứu duy nhất hiện có tập trung rõ ràng vào giao diện du lịch - giao thông. Các văn bản gần đây như Tolley và Turton (1995) và Hoyle và Knowles (1999) ít nhất nêu bật sự cần thiết phải xem xét giải trí và du lịch trong bối cảnh địa lý giao thông. Tuy nhiên, ngay cả Tolley và Turton (1995) cũng không dành nhiều không gian cho chủ đề này, và một số nghiên cứu khác đã tìm cách đặt phương tiện giao thông để giải trí và du lịch vào chương trình nghiên cứu ngoài các nghiên cứu không thường xuyên đáng chú ý của Nhóm Nghiên cứu Giao thông của Viện Địa lý Anh (Tolley và Turton 1987; Halsall 1982). Nếu các nghiên cứu trước đây tồn tại (ví dụ, Halsall 1992), trọng tâm là các hình thức du lịch giải trí và du lịch phương thức (ví dụ: vận tải trên bộ và sử dụng đường mòn, vận tải đường thủy và vận chuyển di sản cho du lịch hoài cổ - xem Trang 1993, 1994a ). Điều này không phát huy đầy đủ những đóng góp mà các nhà địa lý có thể thực hiện trong việc quản lý, lập kế hoạch và phát triển giao thông vận tải phục vụ du lịch giải trí và du lịch (Trang 1994b).

• Điểm khởi đầu quan trọng cho bất kỳ phân tích nào về giao diện vận tải - du lịch là điều mà Hall and Page (1999: 181) mô tả là bốn vai trò được thể hiện trong không gian: ‘‘ liên kết thị trường nguồn với điểm đến chủ nhà; cung cấp khả năng di chuyển và khả năng tiếp cận trong một đại diện / khu vực / quốc gia đến; cung cấp khả năng di chuyển và khả năng tiếp cận trong một điểm thu hút du lịch thực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại dọc theo tuyến đường giải trí mà bản thân nó là trải nghiệm du lịch. '' bất bình đẳng. Điều mà Hall và Page (1999) quan sát là, khi người dân địa phương bị loại trừ khỏi phương tiện vận chuyển khách du lịch quốc tế (ví dụ, phương tiện giao thông có máy lạnh) và tồn tại hệ thống giao thông hai tầng, thì điều này có thể tạo ra cảm giác thiếu thốn tương đối.

10.  Lưu trú và nhà hàng

Tiêu chuẩn nhà hàng, thực đơn, hình ảnh và giá trị tiêu chuẩn rõ ràng cho khách hàng sự lựa chọn phù hợp trước khi ký hợp đồng. Khách sạn lưu trú, loại phòng, bao gồm các hạng mục ưu đãi như nước uống chào mừng, hồ bơi, wifi, trang thiết bị trong phòng… Danh sách phòng của khách tham gia cần cụ thể, số lượng phòng của từng khách sạn sẽ giúp khách hàng nhanh chóng nhận phòng. càng sớm càng tốt tại lễ tân của khách sạn.

Lựa chọn khách sạn và khu nghỉ dưỡng

Theo tài liệu (Guttentag 2013; Kohda và Matsuda 2013), những lợi thế của chỗ ở ngang hàng bao gồm chi phí thấp và trải nghiệm xã hội.

• Có nhiều yếu tố làm cho các mục tiêu đi du lịch khác nhau. Tuy nhiên, họ cũng tương tự như những người du lịch giải trí. Các yếu tố quan trọng để chọn địa điểm và điểm đến như sau:

·        Vị trí

·         Chất lượng dịch vụ

·        Giá cả / giá trị đồng tiền

·        Năng lực của các cơ sở lưu trú và hội họp

·        Khả năng tiếp cận

·        Chất lượng món ăn

·        Tuân thủ các tiêu chí của ngành

• Trong 10 đến 20 năm qua, các khách sạn và khu nghỉ dưỡng đã định vị mình là địa điểm tổ chức các sự kiện MICE ngoài việc chỉ cung cấp chỗ ở cho MICE và khách du lịch.

• Có mọi người trong cùng một cơ sở, đi bộ trong cùng một hành lang và dùng bữa trong cùng một nhà hàng, có thể tạo ra một bầu không khí có lợi cho việc kết nối.

• Một hạn chế là quy mô của các phòng chức năng có thể buộc các sự kiện phải được tổ chức trong các phòng riêng biệt.

Các thành phần của địa điểm đưa ra lựa chọn địa điểm

• Địa điểm tổ chức phải đáp ứng các tiêu chuẩn của sự kiện dựa trên nhưng không loại trừ số lượng người tham dự, quy mô của sự kiện (teambuilding, gala dinner), loại người tham dự.

• Ban tổ chức sẽ dành thời gian đáng kể để thực hiện nhiều cuộc kiểm tra địa điểm để chọn địa điểm phù hợp nhất.

• Các thành phần của địa điểm đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm là:

·        Kích thước địa điểm

·        Vị trí địa điểm

·        Bố cục địa điểm

·        Cơ sở hạ tầng địa điểm

·        Tiếp cận Giao thông

Quy mô địa điểm đóng vai trò quan trọng trong teambuilding và gala dinner

• Quy mô hội trường là yếu tố quyết định chính có thể ảnh hưởng đến quyết định.

• Với số lượng người tham dự dự kiến, ban tổ chức phải tìm kiếm các địa điểm có thể chứa đủ số lượng người tham gia.

• Bãi đậu xe cũng quan trọng như kích thước của hội trường khi nói về lý do tại sao các nhà tổ chức chọn địa điểm.

• Chỗ đậu xe là cần thiết và phải có số lượng tương ứng với quy mô địa điểm.

• Nếu các địa điểm được kết nối thuận tiện với giao thông công cộng, bãi đậu xe có thể có mức độ quan trọng thấp hơn.

• Sơ đồ mặt bằng tổ chức sự kiện thường thay đổi tùy thuộc vào loại sự kiện cũng như cách bố trí địa điểm như lối vào và lối ra cùng với hàng rào và cổng tiện ích.

• Các địa điểm có bố cục linh hoạt luôn là mong muốn của các nhà tổ chức vì họ có thể tạo hầu hết các sơ đồ mặt bằng cho một không gian sàn hiện có.

Không gian Hội trường (trong nhà để tổ chức teambuilding và gala dinner).

• Quy mô hội trường là một yếu tố quyết định chính đến việc ban tổ chức chọn địa điểm tổ chức hay không.

• Người điều hành địa điểm phải có tất cả thông tin về từng mét vuông trong địa điểm, vì họ cần biết diện tích thực tế có thể được sử dụng.

11. Tham quan thích hợp với những điểm đến hấp dẫn

Tư vấn cho khách hàng trong chương trình du lịch các điểm đến tham quan, bao gồm vé tham quan hoặc khách chọn trước ... nhằm mục đích thống nhất cho đoàn du lịch lựa chọn đúng mục đích và việc triển khai từ ban tổ chức có kế hoạch kịp thời và khoa học hơn cho đoàn khách. . Trên một diện tích nhỏ, nó có thể cung cấp mọi thứ đặc trưng cho cả du lịch đô thị (các điểm tham quan, sự kiện và tổ chức văn hóa quan trọng) và du lịch nông thôn (cảm giác ngoại vi, chân thực, thiên nhiên hoang sơ, đa dạng sinh học phong phú và độc đáo, cảnh quan đa dạng thú vị, cổ lâu đài, chiến trường và tượng đài “hồ và đồi tiêu biểu cho văn xuôi và thơ kể lại sự khác biệt của nó” (Irvine và Anderson 2004).

 Nhu cầu về sự phấn khích đề cập đến việc khách hàng đạt được điều gì đó bất ngờ từ sản phẩm và tổ chức. Điều này tạo ra một giá trị hấp dẫn cho khách hàng. Khách hàng không nhận thức được những nhu cầu bất ngờ này và không thể nói rõ chúng. Bằng cách phát hiện và thỏa mãn những nhu cầu này, nhà cung cấp dịch vụ tạo ra “chất lượng hấp dẫn”. “Nhu cầu hứng thú” như vậy không nhất thiết bị hạn chế đối với các cải tiến kỹ thuật; những nhu cầu này cũng có thể được đáp ứng bằng các dịch vụ được thực hiện tốt hoặc thú vị (Jonsson Kvist và Klefsjo 2006).

Niehm (2009), rằng các khía cạnh tình cảm của các đặc sản vùng liên quan đến cảm giác về bản sắc và thuộc về khu vực sản xuất hoặc gợi lên những kinh nghiệm và cảm xúc trong quá khứ như những gì đã trải qua trong các kỳ nghỉ ở khu vực đó (Stefani et al . 2006), một kết luận hợp lý đưa ra sau rằng các sản phẩm và lối sống truyền thống / bản địa, phản ánh văn hóa khu vực, tính đặc thù và tính độc đáo của nó nên là cơ sở và liên kết mô hình sản phẩm và thương hiệu du lịch sáng tạo.

12.  Hệ thống âm thanh

Hệ thống âm thanh ánh sáng cho buổi dạ tiệc

• Một trong những thách thức lớn trong hệ thống phát hiện sự kiện âm thanh là tiếng ồn xung quanh đến từ mọi hướng và thậm chí có thể to hơn tín hiệu hoặc sự kiện mong muốn được phát hiện. Việc sử dụng cảm biến âm thanh trong các ứng dụng giám sát và theo dõi đã thu hút sự quan tâm của các nhà nghiên cứu trong việc phát hiện sự kiện trong các luồng âm thanh (PK Atrey, NC Maddage và MS Kankanhalli, "Phát hiện các sự kiện dựa trên âm thanh để giám sát đa phương tiện", 2006 về Quy trình xử lý âm thanh và xử lý tín hiệu (Episode, Toulouse, 2006.). Trong các sự kiện mà con người bị đe dọa về thể chất hoặc tâm lý, chẳng hạn như bắt cóc và bắt giữ con tin, tín hiệu âm thanh truyền nhiều thông tin hơn video (C. Clavel, T. Ehrette và G. Richard., " Phát hiện sự kiện cho hệ thống giám sát dựa trên âm thanh, "trong Hội nghị quốc tế về đa phương tiện và hội chợ triển lãm, 2005). Phát hiện sự kiện âm thanh đã trở thành một vấn đề nghiên cứu quan trọng không chỉ trong lĩnh vực giám sát, mà còn trong việc quản lý và truy xuất đa phương tiện do tăng nhu cầu về dữ liệu đa phương tiện trong công nghệ web (L Lu, F. Ge, Q. Zhao và Y Yan, "Hệ thống phát hiện sự kiện âm thanh dựa trên SVM", trong Hội nghị quốc tế về Electrica l và Kỹ thuật điều khiển (ICECE) năm 2010, Vũ Hán, 2010).

• Hệ thống âm thanh là một yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quyết định của ban tổ chức, đặc biệt là trong việc tổ chức các cuộc họp và hội nghị, dạ tiệc, teambuilding (trong nhà).

• Hai yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống âm thanh trong địa điểm, thiết kế nội thất và vật liệu sử dụng để tiêu âm.

• Phòng hoặc hội trường không có hệ thống âm thanh phù hợp có thể gây ra hiện tượng dội âm hoặc dội lại âm thanh sau khi âm thanh đó được tạo ra.

• Người điều hành địa điểm nên xác định rõ mục đích chính mà mỗi hội trường dự kiến ​​sẽ thực hiện trước khi thiết kế âm học.

Hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình led làm cho đêm gala dinner đẹp hơn, kịch tính hơn về nội dung và hình thức. Tăng mong muốn và sự tôn vinh của khách hàng được mời phát biểu, trình diễn trên sân khấu và tăng tính hấp dẫn của bữa tiệc. Với nhiều màu sắc khác nhau thông qua hiệu ứng ánh sáng tạo thêm sức sống cho chương trình gala dinner.

  Dụng cụ kiểm tra - thiết bị âm thanh - kết nối internet

Kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng, micro, màn hình led, .v.v đủ số lượng còn đủ trong tình trạng động tốt. Cần thay thế nhanh chóng khi có hỏng hóc. Kiểm tra kỹ và thay thế trước khi chương trình diễn ra.

• Nhu cầu kết nối internet đã trở thành một phần không thể tách rời trong cuộc sống hàng ngày. Do đó, các địa điểm phải cung cấp kết nối internet thông qua WIFI (Wireless Fidelity).

• Mặc dù dịch vụ WIFI có thể không phải là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quyết định chọn địa điểm, nhưng đây là một dịch vụ đơn giản và cần thiết.

Khu vực được chọn để tổ chức gala dinner thường là những vị trí đẹp của Resort như: Thảm cỏ, bãi biển hoặc có thể là hồ bơi đủ rộng, đủ thoáng để thực hiện tốt mục tiêu của chương trình. Cũng có thể trong những ngày mưa gió, có thể chọn khu vực tổ chức tiệc tại sảnh nhà hàng là ưng ý.

Trước khi khai tiệc hoặc sau bài phát biểu của lãnh đạo cao nhất, tiết mục nhóm múa phù hợp với nội dung chương trình hoặc các ca sĩ nổi tiếng, ca sĩ thu hút… càng làm tăng thêm phần quan trọng và thu hút cho bữa tiệc. Thu hút ánh nhìn của tất cả các khách mời tham gia vào sân khấu chính.

ü  

Trò chơi dạ tiệc

Một tour du lịch với đầy đủ các nội dung tham quan, vui chơi, tắm biển, teambuilding. Ngoài ra, kịch bản đêm gala dinner luôn tôn trọng nhưng cần xen kẽ các game show vui nhộn, sáng tạo.

Bộ phận kỹ thuật, chỉnh nhạc (hòa âm - phối khí)

Đội ngũ kỹ thuật điều tiết âm lượng, phối nhạc, điều khiển nhả khói, phun lửa, lồng ghép hình ảnh hiệu ứng sân khấu rất quan trọng. Giúp MC dẫn dắt chương trình hấp dẫn hơn, câu nói hay điểm nhấn âm thanh, hình ảnh làm tăng cảm xúc sâu sắc cho người thực hiện. Bộ phận này đòi hỏi trình độ chuyên môn cao về nghệ thuật và hiểu biết về kỹ thuật viết kịch bản.

 Tiêu chí quyết định của những người tham dự tương tự như những người đi du lịch giải trí như sau (tất cả các tiêu chí ở trên)

• Giai đoạn “đánh giá các lựa chọn thay thế”. Hầu hết khách du lịch phân tích thông tin cảm nhận và đưa ra so sánh để chọn ra nơi thú vị nhất. Quá trình này được liên kết với:

ü  Yếu tố kéo, chẳng hạn như liệu địa điểm có thú vị hay không hoặc liệu triển lãm có phù hợp với nhu cầu của người tham dự hay không.

ü  Yếu tố thúc đẩy, chẳng hạn như mong muốn của người tham dự để có thêm kinh nghiệm hoặc xây dựng mạng lưới.

• Giai đoạn “mua hàng”. Đây là một quá trình nhanh chóng sau ba giai đoạn trên. Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua là giá cả hoặc sự không quen thuộc về du lịch sự kiện.

• Giai đoạn “sau khi mua hàng”. Sau khi người tham dự đưa ra quyết định tham gia du lịch sự kiện và thu được kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu hoặc mong đợi của họ, người tham dự sẽ ấn tượng và sẵn sàng tham gia du lịch sự kiện lần nữa.