TOUR DU LỊCH SỰ KIỆN TRỌN GÓI

 Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội.

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…

Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện.

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị... Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

-   Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc…

-   Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…

Dưới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về “sự kiện”.

-   Với cách hiểu như trích dẫn nói trên, thì “sự kiện” chủ yếu là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay cả một số công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác.

Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một trong ba hướng trên sẽ không đủ.

Theo chúng tôi, cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới. Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management - trong tiếng Anh. Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác như tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… đều mượn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión de eventos). Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

+ Festive events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conferences: Hội thảo

+ Conventions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…

Như vậy sự kiện cần được hiểu:

-  Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên.

-  Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt

động.

-   Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề

tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh.

Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về sự kiện như đã đề cập ở trên.

1.1.1. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm:

1.  Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

2.  Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;

3.  Chuẩn bị tổ chức sự kiện;

4.  Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;

5.  Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

6.  Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;

7.  Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;

8.  Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

9.  Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

10.  Xúc tiến và quảng bá sự kiện;

11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;

12.  Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;

13.  Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;

14.  Chăm sóc khách hàng;

  Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể. Theo dòng chảy thời gian có thể thấy: Các hoạt động như: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự

kiện; hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến và quảng bá sự kiện; thuộc giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện. Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gồm các hoạt động: tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện; Giai đoạn giai đoạn cuối bao gồm các hoạt động kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện. Các công việc khác như: quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện; dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện… đan xen liên quan đến tất cả các giai đoạn nói trên.

Cần lưu ý, việc phân chia các công việc như trên chỉ mang tính tương đối, mặt khác trong mỗi công việc còn chứa đựng nhiều công việc nhỏ, công việc chi tiết khác.

Theo hình thức và mục đích

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)

+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty…

+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)

+ Triển lãm (Exhibitions)

+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)

+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)

+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)

+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events)

+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)

+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences, Conventions)

+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…

+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…

+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như.

+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…

+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc.

+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục

- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:

+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)

+ Kỷ niệm ngày thành lập công ty, tri ân khách hàng

+ Chuyến du lịch kết hợp sự kiện thành lập

+ Cưới hỏi

+ Ma chay

+ Mừng thọ

+ Sinh nhật

+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội

+ Giao lưu văn hóa

+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…

- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:

+ Entertainment events: Event giải trí

+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…)

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow

+ Festive events: Event lễ hội

+ Triển lãm nghệ thuật

+ Biểu diễn nghệ thuật

+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc.

+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…

- Sự kiện thể thao:

+ Thi đấu

+ Hội thi, hội khỏe…

+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…

+ Giao lưu thể thao

- Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước.

+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương

+ Phát động phong trào

+ Hội thảo, hội nghị…

+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương

+ Đón tiễn…

- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.

+ Lễ ghi nhận thương hiệu

+ Thu hút nhà tài trợ

+ Tri ân khách hàng qua chuyến du lịch trọn gói

+ Kỷ niệm

+ Gây quỹ

+ Phát động phong trào…

+ Họp báo, thông cáo báo chí…

Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau. Ví dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai hay nhiều loại nói trên.