KẾ HOẠCH CẦN ĐỂ THỰC HIỆN SỰ KIỆN CHO CÔNG TY, TỔ CHỨC

 KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau và chịu sự chi phối của rất nhiều các yếu tố ảnh hưởng. Do vậy công tác tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có một hệ thống kế hoạch đầy đủ, chi tiết và thống nhất cho toàn bộ các quá trình, các hoạt động có liên quan. Như vậy, đối với mọi sự kiện từ lớn đến nhỏ, nhất thiết đều cần đến việc lập kế hoạch. Nghiên cứu về tổ chức sự kiện không thể không nghiên cứu các nội dung liên quan đến lập kế hoạch.

Theo dòng chảy thời gian của quá trình tổ chức sự kiện, sau khi đã thống nhất với nhà đầu tư sự kiện về chương trình sự kiện và được nhà đầu tư sự kiện phê duyệt về ngân sách tổ chức sự kiện. Giai đoạn tiếp theo chính là lập kế hoạch tổ chức sựkiện, kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm kế hoạch tổng thể để thực hiện cả chương trình và đạt được mục tiêu của sự kiện. Ngoài ra cần có kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng công việc như: chuẩn bị các thủ tục, chuẩn bị địa điểm, chuẩn bị tổ chức phục vụ lưu trú, phương tiện vận chuyển, nhân lực…

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Nhiệm vụ hàng đầu của nhà tổ chức sự kiện đó là lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện được hiểu là quá trình xác định trước các công việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác định.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho

phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá trên hai mặt:

-   Về hình thức, kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng.

-   Về nội dung, bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng; cần đề cập đầy đủ các hoạt động; công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; cũng như dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch; các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…

Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Trong thực tế có nhiều cách phân loại kế hoạch nói chung, tuy nhiên do đặc thù của hoạt động tổ chức sự kiện chúng ta chỉ xem xét một số cách phân loại thường gặp sau:

Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế hoạch

Có thể chia thành:

-      Kế hoạch tổng thể: là kế hoạch liên quan đến toàn bộ nội dung trong quy trình tổ chức sự kiện, các nội dung trong kế hoạch thường mang tính định hướng.

-        Kế hoạch chi tiết hoạt động: là kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong quy trình tổ chức sự kiện, các nội dung trong bản kế hoạch này mang tính chi tiết, cụ thể và đảm bảo tính cụ thể, hướng dẫn cao. Kế hoạch chi tiết hoạt động chính là kế hoạch triển khai các nội dung của kế hoạch tổng thể và thường được lập theo trình tự thời gian.

-      Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân: chỉ rõ mục tiêu và công việc cần làm của từng nhân viên tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cá nhân chính là kế hoạch triển khai một cách chi tiết nhất kế hoạch chi tiết hoạt động trong tổ chức sự kiện. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cá nhân cũng được lập theo trình tự thời gian.

Theo phương pháp lập kế hoạch

Có thể đề cập đến các loại thường áp dụng trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện như:

-      Kế hoạch "cuốn chiếu": Các hạng mục công việc thường được xâu chuỗi theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới chuyển sang hạng mục công việc khác tiếp theo, các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau. Kế hoạch "cuốn chiếu" thường được lập cho các hạng mục trong giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện và trong trường hợp sự kiện chỉ có ít các nội dung cơ bản diễn ra. Ngoài ra nó cũng thường được áp dụng trong điều kiện nhà tổ chức sự kiện có thời gian dài, công việc được xâu chuỗi, các nguồn lực còn hạn chế. Nó có ưu điểm giúp nhà tổ chức sự kiện kiểm tra được các hoạt động, thực hiện các công việc theo kế hoạch tương đối thuận tiện, tuy nhiên nó thường đòi hỏi thời gian dài, không phù hợp với các sự kiện có nhiều nội dung đòi hỏi nguồn lực lớn và đa dạng về loại hình dịch vụ có trong sự kiện.

Ví dụ: theo chương trình hội thảo chuyên đề (trong ví dụ ở chương 2) kế hoạch cuốn chiếu có thể lập cho các hạng mục công việc trong ngày thứ 2 của sự kiện: kế hoạch phục vụ khách ăn sáng, kế hoạch tổ chức hội thảo, kế hoạch phục vụ tiệc giao lưu...

-       Kế hoạch “dòng chảy song song”: được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các công việc theo từng nhóm, tiến hành các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. Mỗi nhóm công việc mang tính độc lập với nhau, có thể tiến hành song song với nhau. Phương pháp này có ưu điểm là tiết kiệm thời gian, phù hợp cho các sự kiện có nhiều nhóm hạng mục công việc diễn ra đồng thời, song nhược điểm là việc kiểm soát, quản lý khá phức tạp, đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải có nguồn lực tương đối lớn.

-        Kế hoạch "hỗn hợp" là sự kết hợp giữa kế hoạch "cuốn chiếu" và kế hoạch "dòng chảy song song": kế hoạch này được thực hiện bằng cách xâu chuỗi một số hạng mục công việc chính với nhau thành một chuỗi công việc chủ yếu trong sự kiện (để thực hiện cuốn chiếu), các hạng mục công việc còn lại có thể cũng được xâu chuỗi lại, hoặc để nguyên. Trong quá trình sẽ tiến hành „“song song“ chuỗi công việc chính với chuỗi (hoặc đơn lẻ) các hạng mục công việc bổ trợ.

Theo quy trình tổ chức sự kiện

Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện để chia thành:

-     Kế hoạch chuẩn bị sự kiện

-     Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện

-     Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện

-     Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh

-     Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện

-     Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện

Trong mỗi giai đoạn còn có thể chia nhỏ ra thành các kế hoạch chi tiết khac. Ví dụ: trong giai đoạn đón tiếp, khai mạc sự kiện có thể chia thành:

-     Kế hoạch đón tiếp khách

-     Kế hoạch khai mạc sự kiện...

Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện

Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, như:

-                                           Kế hoạch về nhân sự

-                                           Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện

-                                           Kế hoạch về trang thiết bị

-                                           Kế hoạch về an ninh, an toàn...

Nhìn chung, việc phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện như trên cũng chỉ mang tính chất tương đối, việc lập kế hoạch theo mỗi cách phân loại đều có những ưu nhược điểm riêng. Việc lựa chọn các loại kế hoạch tùy thuộc vào mục đích và các điều kiện khác của từng sự kiện cụ thể, cũng như còn phụ thuộc vào điều kiện, khả năng của nhà tổ chức sự kiện. Trong thực tế kế hoạch tổ chức sự kiện còn được lập dựa trên cơ sở tổng hợp tất cả các loại kế hoạch nói trên, điều cơ bản là đảm bảo tính khả thi, chi tiết trong thực hiện kế hoạch cũng như đạt được mục tiêu của sự kiện.

Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện có là một bản thiết kế những nội dung tổng quát, được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện. Như vậy, nó có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức sự kiện. Các vai trò cơ bản của kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm:

-   Cho phép nhà tổ chức sự kiện hình dung được một cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm thực hiện hiệu quả các nội dung sẽ có trong sự kiện.

-   Giúp nhà tổ chức sự kiện xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các hạng mục công việc, cũng như tính toán được thời gian triển khai thực hiện các hạng mục công việc này. Từ đó đảm bảo tiến độ cho việc chuẩn bị cũng như triển khai thực hiện sự kiện.

-    Kế hoạch tổ chức sự kiện xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; nên nó chính là cơ sở cho việc chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả.

-   Trong kế hoạch tổ chức sự kiện không thể thiếu nội dung xác định các sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc phục điều này giúp cho nhà tổ chức sự kiện tối thiểu hoá các tác động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắc phục khi có những vấn đề phát sinh.

-   Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp việc dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách đầy đủ chính xác hơn. Trong thực tế dự toán ngân sách tổ chức sự kiện được lập khi đã có chương trình của sự kiện, nhưng nó sẽ được điều chỉnh khi lập kế hoạch chi tiết và tiếp tục được điều chỉnh bổ sung khi kết thúc sự kiện.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng nêu trên, trong hoạt động tổ chức sự kiện ở các nước phát triển, công việc này thậm chí đã trở thành một lĩnh vực riêng trong tổ chức sự kiện. Có những nhân viên chuyên về lập kế hoạch tổ chức sự kiện (event planer), thậm chí trong tổ chức sự kiện có những trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lập chương trình, kế hoạch cho mình còn quá trình chuẩn bị, thực hiện sẽ do họ tự đứng ra đảm nhiệm.

 

NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Một số yêu cầu cơ bản

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo một số yêu cầu sau đây:

-   Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện.

-   Lập kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện.

-   Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện.

-   Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

-  Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian.

-  Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ.

-   Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng.

-  Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.

Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện cũng như các yêu cầu, quy mô, chương trình và các ý tưởng của sự kiện mà quy trình lập kế hoạch cụ thể cho mỗi sự kiện sẽ có những điểm khác biệt. Trong phần này chỉ đề cập đến quy trình chung lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Trong thực tế, đối với mỗi sự kiện có thể có những điểm khác biệt hoặc thay đổi so với quy trình mang tính chất định hướng dưới đây.

Qua việc nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan, có thể khái quát quy trình chung lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể theo các bước sau:

-  Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện

-  Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

-  Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

-  Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

-  Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện

-   Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện

-  Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện

-   Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên

-  Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.

Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện

Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện là việc lập danh mục các hoạt động sẽ có trong sự kiện cùng với các thông tin cơ bản về các hoạt động này.

Từ chương trình của sự kiện, người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện. (cần lưu ý đây là các hoạt động trong diễn biến của sự kiện khác với các hoạt động chuẩn bị trước khi thực hiện sự kiện). Thực chất khi lập dự toán ngân sách cho sự kiện nhà tổ chức sự kiện đã thực hiện công việc này. Do đó cần sử dụng các thông tin đã làm trong quá trình lập dự toán ngân sách sự kiện. Điều cần chú ý nên sao thành một file khác (save as) đặt lại tên (tên gọi nên gắn với ngày thực hiện) để thuận tiện cho việc theo dõi sau này.

Việc đầu tiên là xác định danh mục các hoạt động các hoạt động, công việc này dựa trên chương trình của sự kiện.

Song song với việc xác định danh mục của từng hoạt động, cần bổ sung các thông tin có liên quan đến hoạt động như: mã hoạt động (để tiện theo dõi, quản lý); nội dung hoạt động; địa điểm; thời gian diễn ra hoạt động; mô tả hoạt động (dựa trên việc hình dung hoạt động đang diễn ra để mô tả một cách khái quát về hoạt động); các trang thiết bị cần thiết; lao động; người phụ trách thực hiện (thuộc nhà tổ chức sự kiện); những người thuộc chủ đầu tư tham gia (nếu có); các điểm cần chú ý; Các sự cố, các lỗi thường gặp; người chịu trách nhiệm

Khi vận dụng thực tế, mẫu biểu trên có thể thay đổi hoặc chi tiết hơn để phù hợp với yêu cầu của việc hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện.

Một số điểm cần chú ý:

-   Khi đặt mã hoạt động nên quy ước theo một hướng thống nhất, ví dụ: các công việc chính ký hiệu bằng chữ A, công việc bổ trợ ký hiệu bằng các chữ cái khác theo mức độ quan trọng B, C, D (là căn cứ để tập trung ưu tiên thực hiện). Mã A.1.1 có thể hiểu là hoạt động chính thứ nhất của ngày thứ nhất trong quá trình diễn ra sự kiện.

-   Nên tiến hành hệ thống hóa hoạt động theo từng bước có trong chương trình của sự kiện.

-   Lập sẵn các mẫu danh mục các hoạt động theo từng loại hình sự kiện đặc trưng ( ví dụ trên là đối với tổ chức hội thảo, đối với các loại hình sự kiện khác có thể có những chi tiết khác cần xem xét).

Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

Sau bước hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện nhà tổ chức sự kiện có được bảng danh mục mô tả các công việc. Đây là cơ sở là căn cứ để lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết.

Kế hoạch chuẩn bị chi tiết có thể thực hiện theo từng hoạt động. Trong trường hợp các hoạt động mang tính đơn giản, có thể lập kế hoạch chi tiết cho từng ngày tổ chức sự kiện hoặc cho từng giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện.

Có thể có ý kiến cho rằng việc tiến hành lập kế hoạch theo quy trình nói trên là máy móc, mất nhiều thời gian. Tuy nhiên một điểm cần hết sức lưu ý, sự thành công của một sự kiện bắt đầu từ các chi tiết rất nhỏ. Việc tiến hành theo từng quy trình chuẩn sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện dự tính được một cách đầy đủ hơn các chi tiết, từ đó đảm bảo thành công cho công tác tổ chức sự kiện.

Cần lập một bảng liệt kê các công tác chuẩn bị cho từng sự kiện với các thông tin cơ bản cần thiết để có thể chuẩn bị một cách chu đáo nhất (xem ví dụ dưới đây)

Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

Từ kế hoạch chuẩn bị chi tiết như đã trình bày ở trên, mặc dù vẫn có thể áp dụng để tiến hành chuẩn bị sự kiện. Tuy nhiên, kế hoạch này mang tính rời rạc đối với một người phải tham gia chuẩn bị nhiều công việc, hoặc các nhóm yếu tố cần chuẩn bị (như trang thiết bị, dịch vụ đi thuê...) có thể trùng lặp. Do đó, cần có kế hoạch chuẩn bị tổng thể.

Kế hoạch chuẩn bị tổng thể được lập dựa trên các kế hoạch chuẩn bị chi tiết. Bằng cách lọc (filter) theo từng chủ đề, cách lọc này tương đối đơn giản nếu các kế hoạch chuẩn bị chi tiết được thực hiện trên cùng một bảng tính Excel. Có thể lọc theo tên của người chịu trách nhiệm cho công tác chuẩn bị, để từ đó có kế hoạch cụ thể cho từng cá nhân. Mặt khác, cũng cần lọc và tổng hợp theo từng nội dung (như trang thiết bị, nhân lực, hoặc nhà cung cấp...) để thuận tiện cho việc giao dịch, chuẩn bị.

Ngoài việc lọc và tổng hợp theo từng chủ đề nêu trên, nhà tổ chức sự kiện còn cần tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc chủ yếu, quan trọng mà

thiếu chúng không thể thực hiện được sự kiện. Từ đó tiếp tục xâu chuỗi các hạng mục công việc phụ trợ khác, từ đó dự tính và lập tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị. Việc xây dựng tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng, nó vừa mang tính chất định hướng vừa là mục tiêu để mọi người hướng tới, ngoài ra nó còn giúp cho nhà quản lý sự kiện trong công tác kiểm soát, điều hành, mặt khác nó đảm bảo tính kịp thời cho việc triển khai sự kiện theo đúng kế hoạch thời gian đã đề ra.