PHƯƠNG PHÁP VÀ Ý TƯỞNG XÂY DỰNG CHỦ ĐỀ CHO SỰ KIỆN

 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN

 Chủ đề sự kiện là gì?

Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện.

Ví dụ: Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý II năm 2023

- Lễ khai trương siêu thị Việt…

Chủ đề của sự kiện không phải là một cụm từ cứng nhắc, công thức mà tùy theo mục đích, ý tưởng, tính sáng tạo đột phá của nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện nó có thể có những cách biểu đạt khác nhau.

Tuy nhiên, chủ đề của sự kiện là cơ sở để xây dựng các ý tưởng (tuy nhiên các ý tưởng cũng là cơ sở để điều chỉnh chủ đề thậm chí từ ý tưởng mới xây dựng nên chủ đề), chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chứcsự kiện, tên chủ đầu tư sự kiện hoặc nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện…Ví dụ: Lễ khai trương chợ Bình Tây, Lễ khởi công…, Gặp gỡ khách hàng cuối năm…, Hội thảo du học Anh…

Cần phân biệt chủ đề sự kiện và tên của sự kiện

-   Trong nhiều trường hợp người ta sử dụng chính chủ đề (có thể thu gọn lại, khái quát hóa, biểu tượng hóa) để làm tên của sự kiện. Chính vì điều này, có thể có những quan điểm đồng nghĩa tên của sự kiện với chủ đề sự kiện.

-    Trong những trường hợp khác, tên của chủ đề có thể mang tính biểu tượng cao hoặc với mục đích gây ấn tượng, mục đích tạo sự hiếu kỳ, mục đích sự dụng tên theo hướng marketing người ta có thể đưa ra một cách ngắn gọn, ví dụ có những sự kiện có tên: Duyên dáng Việt Nam, Ngày vui của bé… Những tên gọi theo kiểu trên không thể là chủ đề của sự kiện được vì nó không đủ thông tin cho việc lựa chọn hình thức, xây dựng chương trình, phát triển các ý tưởng trong tổ chức sự kiện.

Song song với việc xây dựng chủ đề cho sự kiện, người ta có thể tiến hành nêu ra, phát triển các ý tưởng tổ chức sự kiện, xây dựng tên gọi của sự kiện.

 Hình thành chủ đề cho sự kiện

Thông thường chủ đề của sự kiện thường được các nhà đầu tư xác định từ trước và yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo.

Trong hoạt động tổ chức sự kiện ở các nước phát triển, nhà đầu tư sự kiện thường đưa ra mục đích trong việc đầu tư sự kiện của mình, việc hình thành chủ đề cho sự kiện được giao cho nhà tổ chức sự kiện, để tận dụng sự hiểu biết, kinh nghiệm trong việc tiến hành sự kiện. Ví dụ: Một doanh nghiệp yêu cầu nhà tổ chức sự kiện tổ chức một sự kiện nhằm giới thiệu một loại sản phẩm mới của doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng lớn. Theo mục đích này nhà tổ chức sự kiện có thể đưa ra nhiều chủ đề, hình thức tổ chức sự kiện khác nhau như: giới thiệu sản phẩm mới, tổ chức hội thảo hội nghị về sản phẩm, gặp mặt các nhà đại lý…

Đa số các trường hợp người ta thường kết hợp cả hai hướng trên, nhà đầu tư sự kiện với các chuyên gia marketing của mình sẽ cùng với nhà tổ chức sự kiện bàn bạc và thống nhất chủ đề cho sự kiện căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau có liên quan.

Các ý tưởng cho sự kiện

Từ chủ đề, mục đích, hình thức… của sự kiện, nhà tổ chức sẽ xây dựng chương trình tổng thể cho sự kiện.

-   Đối với các sự kiện chịu sự chi phối của các quy định khá chặt chẽ trong tổ chức, như tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề, tổng kết cuối năm, khai trương, khai mạc… nếu gắn với các doanh nghiệp nhà nước thì chủ đề thường được xác định khá rõ ràng. Nội dung chương trình thường được xây dựng theo những quy trình có sẵn, do đó các ý tưởng cho loại sự kiện này không nhiều.

-   Đối với các sự kiện mang tính xã hội, chịu sự chi phối của phong tục tập quán, văn hóa địa phương, tín ngưỡng- tôn giáo… như đám cưới, đám ma, mừng thọ… nội dung cũng được xây dựng theo trình tự phổ biến trong cộng đồng, các ý tưởng thường xuất hiện ở dạng đơn lẻ cho các hoạt động cụ thể. Ví dụ: như ý tưởng về trang trí sân khấu, ý tưởng về đón cô dâu, về lịch trình… Nhìn chung các loại sự kiện này không đòi hỏi có những ý tưởng thực sự mang tính hệ thống mà thường đòi hỏi những đột phá nho nhỏ về ý tưởng trong xây dựng chương trình.

-    Tuy nhiên đối với các sự kiện mang tính thương mại, mặc dù nó vẫn chịu sự chi phối của những định chế nhất định nhưng lại đòi hỏi tính đột phá, tính sáng tạo, tính mới mẻ, tính không lặp lại…đặc biệt phải mang lại sự thích thú cho người tham dự và mang lại hiệu quả thiết thực cho việc tổ chức sự kiện, do đó để xây dựng chương trình đảm bảo các yêu cầu này phải xuất phát từ các ý tưởng đầy sáng tạo.

Mô hình phát triển các ý tưởng trong tổ chức sự kiện có thể tóm tắt theo sơ đồ sau

LÂP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Chương trình của sự kiện là gì?

Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ, chương trình của sự kiện giống như một kịch bản cho một tác phẩm điện ảnh, hay một chương trình du lịch trọn gói. Từ chương trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức cũng như các dịch vụ cần thiết cho chương trình sẽ được xác định cụ thể và có thể từ đây xác định được sơ bộ giá thành của chương trình. Chương trình này sẽ được gửi đến nhà đầu tư sự kiện với bảng báo giá và chờ sự phản hồi từ phía nhà đầu tư sự kiện. Thông thường, đối với nhà tổ chức sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau và quyết định việc ký kết hợp đồng đối với nhà đầu tư sự kiện. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu lập kế hoạch và tổ chức tiến hành sự kiện .

Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sựkiện có thể đưa ra cùng một lúc nhiều chương trình, kế hoạch khác nhau để nhà đầu tư sự kiện lựa chọn. Mặt khác, khi nhà đầu tư sự kiện thông báo đấu thầu một sự kiện nào đó, có thể họ sẽ nhận được nhiều chương trình từ các nhà tổ chức sự kiện khác nhau.

Xây dựng chương trình cho sự kiện

Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện có thể tiến hành theo những cách khác nhau tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện, ý tưởng cũng như khả năng của nhà tổ chức sự kiện. Ngoài ra quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện còn phụ thuộc vào hình thức lập dự toán cũng như việc ký kết hợp đồng công việc giữa chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện (xem mục lập dự toán cho sự kiện)

Thông thường chương trình được xây dựng theo các quy trình sau:

Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng

Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện

Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách (kế hoạch) cho sự kiện

Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự kiện

Bước 5: Hoàn thiện chương trình

Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình, kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết)

Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện

Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện.

Trong thực tế quy trình với đầy đủ các bước như trên thường áp dụng trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện không đưa ra hoặc đưa ra một giới hạn tương đối hợp lý, rộng rãi cho tổng kinh phí tổ chức sự kiện. Trường hợp này, nhà tổ chức sự kiện thường lập chương trình dựa trên các ý tưởng của sự kiện từ đó mới xác định và điều chỉnh dự toán cho phù hợp. Quy trình trên cũng thích hợp trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện định giá cho các công việc liên quan đến hoạt động của mình (như lập chương trình, lên kế hoạch, chuẩn bị, giám sát…) còn đối với tất cả các dịch vụ khác có trong sự kiện sẽ do nhà đầu tư sự kiện trực tiếp chi trả.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi nhà đầu tư sự kiện đưa ra một giới hạn khá chặt chẽ thậm chí eo hẹp về tổng kinh phí tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện bắt buộc phải xây dựng chương trình trong phạm vi kinh phí đã giới hạn đó. Trường hợp này thường khiến nhà tổ chức sự kiện bị bó hẹp các ý tưởng sáng tạo, các hoạt động trong sự kiện thường bị cắt bỏ hoặc giảm bớt về

mặt số lượng, chất lượng. Chính vì vậy sự kiện khó đạt được các mục tiêu đã đề ra, người ta thường yêu cầu điều này trong trường hợp tổ chức sự kiện chỉ để mang tính hình thức, chiếu lệ hoặc đáp ứng một định chế nào đó mà nhà đầu tư sự kiện phải miễn cưỡng tuân theo.

Với các nhà tổ chức sự kiện có đẳng cấp và giàu tính sáng tạo, họ sẽ chối từ tổ chức các sự kiện thuộc loại này vì nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của họ. Tuy nhiên, ở Việt Nam với quan điểm khá thoáng “tiền nào của nấy” loại sự kiện này vẫn được các nhà tổ chức sự kiện chấp nhận tổ chức vì họ vẫn có thể thu được những lợi ích kinh tế nhất định. Điều cần xem xét là so sánh giữa lợi ích kinh tế đạt được và những mất mát về uy tín, thương hiệu của mình trong quá trình cạnh tranh tổ chức sự kiện.

Dưới đây là ví dụ về một chương trình tổ chức sự kiện, ví dụ này sẽ được áp dụng cho các nội dung tiếp theo trong tài liệu.

Table 2.1. Ví dụ về một chương trình hội thảo

Ví dụ: chương trình hội thảo chuyên đề về sản phẩm của một công ty Việt Nguyên tại khách                sạn X ở Đồ Sơn- Hải Phòng

Ngày 1: Từ 14giờ đến 17giờ đón khách tại khách sạn X. Sắp xếp chỗ ở cho khách, gửi tài liệu             và thông báo thời gian dự tiệc chiêu đãi của lãnh đạo công ty tại nhà hàng của khách sạn.

18 giờ 30, đón khách tại nhà hàng, bố trí chỗ ngồi cho khách, giới thiệu chủ tọa, tiến hành                 phục vụ khách ăn uống.

Ngày 2: 7 giờ, tổ chức ăn sáng (tự chọn) cho khách 8 giờ, đón tiếp hướng dẫn khách vào phòng hội thảo. 8 giờ 30 khai mạc hội thảo

10 giờ nghỉ giải lao, tổ chức tiệc coffee break cho khách 11 giờ, tổ chức phục vụ khách ăn trưa.

14 giờ, tiếp tục hội thảo

16 giờ, kết thúc hội thảo, tặng quà cho khách.

Tối tổ chức tiệc ngoài trời, giao lưu và biểu diễn ca nhạc. Ngày 3: Sáng, tổ chức ăn sáng cho khách

Khách trả phòng, tiễn khách.

 Hồ Sơn