TEAMBUILDING - GALA DINNER TRỌN GÓI TRONG TOUR DU LỊCH

 TOUR TRỌN GÓI, Sản phẩm được thiết kế theo ý tưởng, mục đích của khách hàng. Chuyến đi hưởng thụ du lịch, ngoài ra còn mang đến sự đoàn kết, gắn bó, va chạm, xử lý các tình huống phấn đấu để đạt được hiệu quả của luật chương trình đưa ra. Cũng giống như sự va chạm trong công việc hằng ngày, mỗi thành viên đều phải trải qua những đụng chạm không ít, nhưng khi kết quả mang về tốt đẹp, tất cả đều mang nụ cười hạnh phúc và càng trân quý nhau hơn. Tiếng cười vui, cái ôm, hay bắt tay để tỏa sáng, là niềm hạnh phúc xóa tan bao lòng bực tức, đố kỵ và ganh ghét. Sản phẩm teambuilding không những dùng sức, dùng vũ lực mà còn dùng cả trí tệ, sự thông minh, khéo léo ..

Những giải thưởng cá nhân, đội trưởng, hay đồng đội, đều có sự hy sinh, sự thông thái, hòa nhã và đầy xúc động, qua đêm gala dinner, một MC chuyên nghiệp, tài tình sẽ gợi lại những hình ảnh, những hành động,...đồng thời thay lời cám ơn từ Ban Lãnh đạo đã tạo dựng nên, hỗ trợ kinh phí, tài chính để đáp ứng nhu cầu du lịch, nhưng không quên, đólà nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân đã cống hiến cho một chuyến du lịch teabuilding và gala dinner đầy ý nghĩa. Nhũng lời chia sẻ, những cử chỉ đẹp, sự năng nỗ và tố chất của mỗi thành viên qua chuyến tour incentive cũng được lộ diện và tạo cho các cá nhân khác nhìn nhận, dễ gần gũi, tiế xúc hoặc hiểu nhau nhiều hơn.

Trải qua đấu tranh, nhận thức sự hy sinh, nóng vội nhưng kiên cường, cũng đã vượt qua và là nền tảng cho các cá nhân khác làm theo, bức phá và bản lĩnh nhận trách nhiệm cao cả. Nhận thức, can đảm, trách nhiệm, thông minh, khéo léo,....Qua ải khó khăn để gặt hái cao hơn trong tương lai

Tổ chức các trò chơi

Để có thể tổ chức tốt một chương trình Trò chơi lớn thật hấp dẫn, vui tươi thì phải đòi hỏi một số yêu cầu như sau:

I.  Đối với người chỉ huy chung:

1.  Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu của Trò chơi lớn:

-  Chủ đề của Trò chơi lớn có thể là: những câu chuyện lịch sử truyền thống, chuyện cổ tích thần thoại, chuyện phiêu lưu mạo hiểm, trinh thám, khoa học viễn tưởng hay họp bạn…

-   Tên của Trò chơi lớn phải gắn với chủ đề nhằm giúp người chơi vào vai trong suốt cuộc chơi. Ví dụ như: Đi tìm kho báu của Thần Mặt trời, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Hành trình khoa học…

-   Mục tiêu và yêu cầu của trò chơi là nhằm kiểm tra kỹ năng chuyên môn, giáo dục truyền thống, rèn luyện thể chất và giao lưu giữa các bạn.

2.  Phải nắm vững kỹ năng chuyên môn:

-   Kỹ năng chuyên môn là gì? Là các lý thuyết được huấn luyện bây giờ ứng dụng cụ thể trong kỳ trại hay Trò chơi lớn.

-   Người tổ chức Trò chơi lớn giỏi phải là người nắm vững các kỹ năng sinh hoạt tập thể như: truyền tin, mật thư, nút dây, dấu đường, cứu thương… và phải có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong Trò chơi lớn như: các đội quá khích, đi sai theo lộ trình dự kiến…

3.  Phải nắm rõ địa hình, địa thế:

-  Trò chơi lớn có thành công không cũng phụ thuộc nhiều vào việc người thiết kế Trò chơi lớn biết chọn địa điểm sao cho phù hợp với cuộc chơi. Trên từng ngã đường, đồi núi, cây cỏ, sông suối… phải gắn liền với nội dung hoạt động cho phù hợp kịch bản.

-   Mặt khác người tổ chức phải biết cách vẽ sơ đồ Trò chơi lớn, bản đồ chạy trạm và cách thức di chuyển. Cách di chuyển giữa các trạm ra sao? Hình thức chạy trạm xoay vòng hay cuốn chiếu? Đi cụm hay từng đội riêng biệt?

-   Để thực hiện tốt việc bố trí trạm qua căn cứ địa hình, bắt buộc người tổ chức phải tham gia tiền trạm.

* Ghi chú: “tiền trạm” là một thuật ngữ trong sinh hoạt để nêu lên quá trình nghiên cứu thực địa nơi ta dự kiến tổ chức hoạt động nhằm nắm được các yếu tố thiên nhiên và con người địa phương. Qua đó tổ chức tốt các hoạt động tại trại.

4.  Bố trí lực lượng cho Trò chơi lớn:

a.  Đối với lực lượng Ban tổ chức:

-  Phải xác định có bao nhiêu trạm, địa điểm ở đâu?

-  Mỗi trạm bao nhiêu người? Có đủ sức không?

-  Nhiệm vụ của từng thành viên trong mỗi trạm?

-  Việc điều phối bổ sung lực lượng của trạm ra sao?

-  Nội dung mỗi trạm làm gì?

“Kỷ luật - Thống nhất - Công bằng - Tuyệt đối bí mật” là những nguyên tắc mà mỗi thành viên trong Ban tổ chức phải chấp hành.

b.  Đối với người tham gia Trò chơi lớn:

-  Số lượng người chơi là bao nhiêu?

-  Sự chênh lệch giữa nam – nữ? Điều đó có quan trọng không?

-  Độ tuổi của người tham gia? Có ảnh hưởng gì không?

-  Trình độ và mức độ tham gia của các đội?

Nếu ta trả lời được những câu hỏi đặt ra thì ta sẽ thiết kế trò chơi vừa sức, không quá khó hay quá dễ. Cuối cùng có thể chuẩn bị cho mỗi đội tham gia có đặc điểm riêng biệt nhằm dễ nhận biết như nón, áo, thẻ đeo…

5.  Xác định thời gian diễn ra Trò chơi lớn:

-   Ta căn cứ vào những yếu tố: tổng số trạm, đoạn đường di chuyển, trình độ tham gia của các đội và mức độ các nội dung thử thách để xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho từng trạm và cả cuộc chơi.

-   Tùy vào chủ đề, địa điểm, thời tiết, điều kiện tổ chức, đối tượng tham gia mà ta xác định thời điểm xuất phát và kết thúc của cuộc chơi: ban đêm, khuya, sáng hay chiều.

6.  Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ:

-  Ta phải căn cứ vào nội dung thử thách từng trạm mà tiến hành chuẩn bị các dụng cụ cho cuộc chơi thật đủ và chi tiết. Nên chăng có thêm công tác chăm lo sức khỏe cho người tham gia. Yếu tố vật dụng trò chơi cũng được xem là quan trọng vì nó diễn tả ý đồ kịch bản được hoàn hảo.

-   Trước khi diễn ra Trò chơi lớn phải họp Ban tổ chức để rà soát lại sự chuẩn bị của các trạm và có thể thông báo cho các đội và cá nhân người tham gia những vấn đề cần chuẩn bị trước.

7.  Xây dựng kịch bản và diễn tiến Trò chơi lớn:

Khi đã nắm vững các yêu cầu trên thì công việc cuối cùng là viết kịch bản Trò chơi lớn bao gồm:

a.  Những vấn đề chung:

-  Tên trò chơi? Mục đích, yêu cầu? Số lượng tham gia?

-  Thời gian tiến hành? Nội quy và hiệu lệnh chung?

-  Biên chế đội? Vật dụng các trạm?

b.  Diễn biến trò chơi phải tuân theo trình tự như kịch bản:

-  Trạm xuất phát ở đâu? Kết thúc ở đâu?

-  Diễn biến chạy trạm? Xoay vòng hay cuốn chiếu?

-  Ai chịu trách nhiệm điều phối diễn biến trò chơi?

Trước khi chơi, người điều phối có thể giới thiệu sơ nét về tên gọi và những chặng thử thách cho người chơi. Để tạo sự bất ngờ và thú vị cho người chơi thì toàn bộ kế hoạch Trò chơi lớn phải được giữ bí mật tuyệ đối.

II. Đối với người tham gia:

1.  Phải có sức khỏe: Đây là tiêu chuẩn đầu tiên vì Trò chơi lớn đòi hỏi sự vận động tối đa cả về trí tuệ và sức lực, nếu sức khỏe yếu sẽ ảnh hưởng cho đơn vị trong quá trình chơi.

2.   Phải có kỹ năng: Người chơi phải biết ít nhất một trong những nội dung sinh hoạt tập thể để thực hiện tốt các nội dung tại trạm. Đa số qua các Trò chơi lớn thì lực lượng “ăn theo” dường như đông hơn những bạn có chuyên môn. Qua cuộc chơi thì những bạn này cũng sẽ rút ra những kinh nghiệm và bài học cho riêng mình để phấn đấu trong thời gian tới.

3.  Phải có tính kiên trì, chịu khó, linh hoạt, sáng tạo và chủ động được thời gian: Đây là vai trò, đức tính của người phụ trách, đội trưởng mỗi đội.

4.  Phải trung thực, ý thức kỷ luật và tinh thần tập thể cao: Đây là nguyên tắc bắt buộc của người tham dự Trò chơi lớn.

Tổ chức sinh hoạt và làm việc theo nhóm

Tìm hiểu về TeamBuilding

1.        Bằng    cách    nào    bạn    có    thể    hiểu    rõ    hơn    về    equip    của    mình? Bạn có thể hiểu về equip của mình thông qua trao đổi thông tin, quan sát mọi người chung quanh và chia sẽ cùng họ các vấn đề trong công vịệc cũng như sinh hoạt hằng ngày.

2.  Bạn có thể tìm thấy dịch vụ Teambuilding ở đâu?

Teambuilding còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Một số người nhằm lẫn dịch vụ này với du lịch, một số khác cho Teambuilding là kỹ năng làm việc nhóm cần thiết khi chuẩn bị đi làm.Thật ra,Teambuilding là một loạt các hoạt động bao hàm nhiều phần, trong đó đôi khi có những chuyến đi xa của tập thể để tổ chức Teambuilding . Trong các chương trình thiết kế,Teambuilding nhấn mạnh các mặt của con người trong lao động, học tập và trao dồi kỹ năng để giúp các nhà doanh nghiệp xây dựng môi trường văn hoá cho mình thông qua yếu tố con người.

3.  Tại sao lại là Teambuilding?

Bạn hãy nhìn lại tổ chức nơi mình làm việc và thử trả lời các câu hỏi sau: Mọi người chung quanh mình có rõ và cam kết cùng đạt được chỉ tiêu đề ra cho bộ phân hay công ty không?

 chưa?

Hay đơn giản hơn là đã hiểu rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp nơi bạn làm việc hay

 

Bạn có sẳn sàn thảo luận thẳng thắng với cộng sự hay đồng nghiệp về đường hướng

phát triển hay hướng đi của doanh nghiệp hay bộ phân của mình? Còn có ai khác cũng làm việc này không?

Nếu câu trả lời cho các câu hỏi trên là KHôNG thì bạn đang ở trong môi trường làm việc thiếu tin tưởng và phương hướng.

Niềm tin tạo cho con người cảm giác an toàn.

Khi an toàn con người sẽ không ngại phản bác và từ chối lẫn nhau..

Các cuộc tranh cãi mang tính xây dựng hay thảo luận, trao đổi, góp ý sẽ được các thành viên khác lắng nghe.

Khi mọi người đã bày tỏ hết ý kiến của mình, thì sự cam kết thực hiện để đạt được mục tiêu ban đầu càng được đề cao hơn.

Các cam kết đạt được mục tiêu chung là chìa khoá của những thành công cao hơn cho doanh nghiệp!

Teambuilding là một loạt các hình thức sinh hoạt tập thể dùng làm cầu nối mang mọi người đến gần nhau để cùng đạt được mục tiêu chung cao hơn.

4.  Thế Teambuilding có cần thiết cho bạn không?

Không chỉ riêng bạn mà tất cả mọi người đều cần Teambuilding.

Khi được thành lập, một nhóm người sẽ bắt đầu san sẽ với nhau các công việc để cùng nhau hoàn thành chúng. Bất cứ khi nào bạn tham gia vào một đội nhóm thì nơi đó cần có Teambuilding.

5.  Bạn biết gì về Teambuilding chưa?

Thật ra có nhiều cách khác nhau để định nghĩa về Teambuilding .ở đây , cách cơ bản và dễ hiểu nhất mà bạn có thể hiểu về Teambuilding:đó là cách thức tổ chức hoạt động của một nhóm người để cùng nhau làm việc.

"Teambuilding là một quá trình đưa mọi người lại gần nhau để cùng thực hiện một mục tiêu, một công viêc hay bất kỳ một nhiệm vụ nào đó."

6.  Tổ chức doanh nghiệp khi nào cần đến Teambuilding? Khi nhóm mới được thành lập

Dành cho một tổ chức với quy mô lớn Khi nhân viên có dấu hiệu buồn chán .

Khi bắt đầu xuất hiện những mâu thuẫu giữa các nhân viên.

Khi các thành viên bắt đầu tham gia những lĩnh vực khác.

Khi bạn muốn có một bước đột phá mới trong công việc. Khi bạn muốn làm tăng sự phấn khích trong môi trường làm việc.

7.  Teambuilding xây dựng equip làm việc như thế nào?

Sau khi tham gia các trò chơi sinh hoạt tập thể, bạn được gì? Tập trung suy nghĩ.

Tạo cho các thành viên quen dần với mục đích công việc.

Giúp mọi thành viên cùng tham gia các hoạt động Teambuilding Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ.

Hiệu chỉnh suy nghĩ từng cá nhân và cả tập thể.

Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ.

Sự   giao    tiếp    giữa    các    thành   viên    này    càng    trở   nên    thân   thiện    hơn.

Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và những thay đổi.

Đưa thông tin mới đến với mọi người .

Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đến được mục tiêu lớn hơn.

8.  Teambuilding, bạn muốm tham gia ư? Dành cho cá nhân:

Chúng tôi có chương trình Teambuilding định kỳ dành cho từng cá nhân. Hãy gọi cho chúng tôi để dành những hoạt động Teambuilding thích hợp với thời gian và không gian của bạn nhất. 

9.  Địa điểm lý tưởng để tổ chức Teambuilding?

Teambuilding là hoạt động có thể tổ chức ở tất cả mọi nơi như: bãi biển, khu vực sông nước, núi non, sân chơi rộng, rừng hay trong nhà,...

Và bạn có thể kết hợp chương trình Teambuilding với các hoạt động du lịch, tham quan tuỳ theo mục đích của chương trình mà bạn muốn.

Nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ chúng tôi để được tư vấn.

10.  Ai sẽ chịu trách nhiệm vể hậu cần và đặt chỗ cho chương trình?

Nhiều đơn vị thích tự đặt chỗ và có người lo hậu cần, có đôi khi nhiểu doanh nghiệp muốn chúng tôi thực hiện hoàn toàn. Nên tuỳ theo khách hàng và thoả thuận hai bên mà chúng tôi thực hiện.

11.  Chúng tôi nên trang bị đồ dùng cá nhân như thế nào cho chuyến đi Teambuilding?

Các bạn nên ăn mặt gọn gàng như khi đi picnic. Nếu có đồng phục, doanh nghiệp nên mang theo đồng phục để chương trình Teambuilding thêm ý nghĩa.

12.  Chương trình Teambuilding thường gồm những tiết mục gì?

Tuỳ thời lượng và mục tiêu ban đầu mà chương trình bao gồm nhiều phần khác nhau.

Thường 1 chương trình Teambuilding thường gồm 4 phần chính: giới thiệu, hoà nhập, tăng lực, tổng kết.

Mỗi phần của chương trình sẽ gồm nhiều trò chơi và gắn kết hoàn toàn với những gì chúng ta đang làm việc.

13.  Teambuilding có bị huỷ nếu trời mưa không?

Khi lập kế hoạch cho chương trình Teambuilding, chúng tôi luôn có 1 bản thiết kế dự phòng và được doanh nghiệp duyệt nên khi có sự thay đổi thời tiết hoặc sự cố thì Teambuilding vẫn diễn ra.

14.   Các chương trình Teambuilding có nguy hiểm hay ảnh hưởng đến sức khỏe mọi người không?

Đối tượng tham gia phải thông báo cho doanh nghiệp và chúng tôi về tình hình sức khỏe và những thay đôi bất thường về sức khỏe  trong  suốt  chuyến  đi  để  chúng  tôi  rõ. Các trò chơi có tính chất giáo dục và vui chơi để tăng tinh thần tập thể và thể chất nên đôi khi có chút mạo hiểm. Tuy nhiên tất cả khách hàng tham gia Teambuilding đều được mua bảo 

Tậ thể vững mạnh, nhiệt huyết, khắc ghi và cảm ơn sự gặp gỡ, cùng chung công việc, chia sẻ thời gian trong cuộc sống từ những người xa lạ, trở thành ngườ tri kỷ, lưu dấu thời gian của cuộc sống

Tổ chức sự kiện nghề làm dâu trăm họ

Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện (event). Nghề này - đang thu hút khá nhiều bạn trẻ - hiểu một cách nôm na là tổ chức các hoạt động, sự kiện mang tính tiếp thị cho một đơn vị nào đó.

Tổ chức sự kiện nghề của những ý tưởng

"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. Và bạn chợt trầm trồ: "ồ, công ty này sao mà nghĩ ra nhiều "chiêu độc" thế nhỉ?". Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp người tổ chức các sự kiện "ăn tiền" bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để "dụ" khách hàng. Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả. Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm nghề event như làm dâu trăm họ. Một thành viên trong khâu tổ chức "Những chiếc túi tài năng" của một công ty nước ngoài cho biết: "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...

Áp lực công việc

Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt tổ chức sự kiện, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. N.C - một nhân viên event thổ lộ: "Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0".

N.C còn nói vui: "Thời tiết có thể nói là bạn mà cũng có thể trở thành kẻ thù của những event". Chị Yến - một khách hàng cho biết: "Quả thật cách thức làm việc của họ mình không chê vào đâu được. Các bạn ấy còn rất trẻ nhưng lại rất am hiểu, năng động, thay đổi tình thế nhanh đến không ngờ. Đặc biệt là cách phục vụ của họ thật dễ thương và làm hài lòng mọi người. Tôi còn được biết có bạn vì quá lo lắng cho tour của mình mà không dám tổ chức sự kiện nữa".

Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết chương trình. Th.H - một nhân viên tổ chức event ở Hà Nội cho biết: "Bọn mình vừa tổ chức trao giải “Những chuyện lạ Việt Nam”. Do không thống nhất về giấy tờ, giờ giấc biểu diễn nên suýt tí nữa là "bể" chương trình". Còn K.Chi thì tỏ ra kinh nghiệm: "Dù có việc gì xảy ra thì cũng đừng nên hốt hoảng. Khâu tiền trạm là rất quan trọng, nó giúp cho mình chuẩn bị tư tưởng tốt, không bị choáng ngợp trước những tình huống xấu, rủi ro. Dù đã giữ bản kế hoạch trong tay song đó chỉ là "nháp", mọi việc còn có sự thay đổi vào giờ chót. Bởi việc bạn xử lý thụ động sẽ không thể nào tạo đủ độ tin cậy cho khách hàng".

Bên cạnh đó, event còn là nghề "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.

Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người...

Người dẫn chương trình

Trong nhiều sự kiện người dẫn chương trình có vai trò hết sức quan trọng đến sự thành bại của sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có nhân viên dẫn chương trình, hoặc đội ngũ dẫn chương trình có quan hệ thường xuyên gần gũi điều này thuận lợi cho việc thực hiện các sự kiện. Tuy nhiên, trong một số sự kiện do yêu cầu về sự nổi tiếng của người dẫn chương trình, tầm quan trọng của sự kiện hay một số lĩnh vực đặc thù nhà tổ chức sự kiện phải thuê người dẫn chương trình.

Người dẫn chương trình cần phải hiểu và nắm rõ mục đích, chủ đề, đối tượng khách mời tham gia sự kiện. Cần có sự thảo luận, thống nhất về kịch bản, nội dung, lời nói… giữa nhà tổ chức sự kiện và người dẫn chương trình không nên chủ quan dựa vào kinh nghiệm, khả năng của người dẫn chương trình.

Trong các sự kiện quan trọng, cần có sự diễn tập trước đối với người dẫn chương trình.

Diễn giả

Diễn giả là người tham gia phát biểu trong sự kiện. Việc chuẩn bị các nội dung liên quan đến diễn giả tương tự như đối với khách mời tham gia sự kiện. Ngoài ra nhà tổ chức sự kiện còn phải quan tâm đến các nội dung khác cần trao đổi với diễn giả như:

-  Mục đích, chủ đề, khách mời của sự kiện

-  Nội dung/ bài phát biểu (có chuẩn bị trước, hoặc tùy diễn giả…)

-  Các câu hỏi có liên quan

-  Các tài liệu, trang thiết bị hỗ trợ diễn giả…

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không

đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

1.  Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

2.  Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

3.  Quảng bá sự kiện.

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

4.  Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

5.  Nhân lực là yếu tố quan trọng.

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

6.      Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

Hồ Sơn - 0965.60.30.55