CÁC KHÂU CHUẨN BỊ CHO SỰ KIỆN - VAI TRÒ MC GALA SỰ KIỆN, TIỆC TẤT NIÊN

 LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN – GALA DINNER – TIỆC TẤT NIÊN 2023

Bảng tiến độ là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc có liên quan, trong đó xác định rõ: thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc trong từng đơn vị thời gian, người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện.

Bảng tiến độ thường được cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột liệt kê các công việc và khoảng thời gian tương ứng để thực hiện. Đơn vị thời gian trong bảng tiến độ có thể là tuần, ngày, giờ…

1.QUY TRÌNH LẬP TIẾN ĐỘ CHO CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC TIỆC GALA DINNER – TIỆC TẤT NIÊN

Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho quá trình tổ chức sự kiện bao gồm:

-   Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các hoạt động trong sự kiện.

-  Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện gala

-  Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu

-  Lao động

-  Trang thiết bị

-  Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện

Do các công việc này tương đối đa dạng lại thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau nên nhà tổ chức sự kiện cần phải có một bảng tiến độ chi tiết cho từng hạng mục công việc. Việc lập tiến độ do cán bộ quản lý sự kiện chỉ đạo, hoặc trực tiếp thực hiện. Quy trình lập tiến độ bao gồm các bước cơ bản:

1.  Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc trong sự kiện gala diễn ra

2.  Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc

3.  Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong các công tác chuẩn bị

4.  Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị sự kiện

Để lập tiến độ đòi hỏi người thực hiện phải có hiểu biết thực tế, hệ thống về các công tác chuẩn bị sự kiện, ngoài ra cần phải sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ cần thiết như:

-  Bảng danh mục các hoạt động tổ chức sự kiện

-  Bản chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện

-  Bảng viết (để tiến hành thảo luận nhóm)

-  Mẫu tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện

 

2. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Các thủ tục hành chính đó là yêu cầu, là điều kiện cần trước khi tiến hành triển khai thực hiện sự kiện. Các thủ tục hành chính chủ yếu là việc xin các giấy phép của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, cần lưu ý nếu chỉ xin mỗi giấy phép tổ chức sự kiện có thể là chưa đủ vì hoạt động của tổ chức sự kiện rất đa dạng cần phải xin phép cơ quan quản lý cho tiến hành các hoạt động khác trong sự kiện. Hiện nay, các thủ tục hành chính cho tổ chức sự kiện rất phức tạp, ở các địa phương khác nhau có các yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, cùng với công cuộc cải cách hành chính của Đảng và Nhà nước ta, hy vọng trong tương lai các giấy phép về tổ chức sự kiện sẽ được thể chế hóa, rõ ràng, đơn giản hơn cho các nhà tổ chức sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện cần phải nắm vững với mỗi loại hình sự kiện cần phải có những thủ tục giấy phép gì. Ngoài ra cần phải nắm vững thời gian tối thiểu, tối đa cho việc được cấp các giấy phép cần thiết đó (vì trong một số trường hợp khi mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, nhưng không xin được giấy phép của các cơ quan quản lý trước khi thực hiện thì việc tổ chức sự kiện có thể sẽ bị đổ vỡ).

Các thủ tục hành chính thường có khi tiến hành tổ chức sự kiện là:

-   Giấy phép tiến hành sự kiện, thường là yêu cầu bắt buộc với các sự kiện có quy mô tương đối lớn có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng dân cư như: tổ chức các cuộc diễu hành, thi đấu thể thao, biểu diễn nghệ thuật... Với các sự kiện nhỏ như tiệc gala dinner, tiệc tất niên cuối năm..

3. Vai trò của MC đối với chương trình gala dinner

Như đã nói, MC đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong các chương trình sự kiện gala tiệc tất niên (sự kiên). Vì lẽ đó, MC – người dẫn chương trình cần phải luôn chỉn chu về mọi khía cạnh như lời nói, ngoại hình, kiến thức… để phù hợp với concept của chương trình. MC – người dẫn chương trình phải thật sự cuốn hút, ấn tượng và luôn là tâm điểm của chương trình sự kiện ở mọi lúc, mọi nơi hay trong bất kỳ hoàn cảnh nào

Dường như đối với các đơn vị tổ chức hay đơn vị thực hiện thì ai ai cũng đã quá quen thuộc với sự kiện Gala Dinner. Bởi đây là một trong những chương trình quan trọng trong chuỗi phát triển văn hóa doanh nghiệp hàng năm của các công ty. Muốn một chương trình gala thành công thì không chỉ nhờ có rất nhiều yếu tố như: khâu tổ chức, ý tưởng, địa điểm…mà nhân sự cũng đóng một vai trò cực kỳ cần thiết. Trong yếu tố nhân sự lại không thể không nhắc đến MC – người dẫn chương trình – người sẽ quyết định 50% sự thành công, hoàn hảo và trọn vẹn của từng sự kiện Gala.

Có thể nói, mỗi một sự kiện Gala dinner là một câu chuyện và chính MC – người dẫn chương trình cũng chính là người kể câu chuyện đó. MC là người kể chuyện để dẫn dắt cảm xúc khách hàng theo mục đích mong muốn. Vì thế, đây chắc chắn sẽ là người cực kỳ quan trọng và không bao giờ có thể thiếu vắng được trong các chương trình sự kiện Gala.

Cùng điểm qua một số vai trò của MC trong chương trình gala dinner, tiệc tất niên:

·         MC là linh hồn của các chương trình sự kiện. Một chương trình sự kiện mà không có MC cũng giống như một buổi tiệc buffet. Khách mời tự dùng tiệc rồi tự ra về và nghe những câu từ quen thuộc.

·         MC là người truyền tải nội dung đến khán giả. Tức là, một chương trình sự kiện có cốt truyện nhưng lại không có người kể chuyện hay người kể chuyện không hay, không tốt thì chương trình đó coi như hỏng, bỏ đi.

·         MC cũng chính là người truyền cảm hứng và động lực cho khán giả.

·         MC sẽ biết điều khiển chương trình sự kiện một cách tốt nhất. Đồng thời, luôn biết xử lý các tình huống phát sinh nếu có.

·         MC cũng là nhân tố để thu hút sự chú ý của khách mời tới sự kiện.

·         MC là người quyết định 50% sự thành công của một chương trình sự kiện.

Lời dẫn MC trong chương trình gala dinner – tiệc tất niên

Như đã nói, MC đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong các chương trình sự kiện gala. Vì lẽ đó, MC – người dẫn chương trình cần phải luôn chỉn chu về mọi khía cạnh như lời nói, ngoại hình, kiến thức… để phù hợp với nội dung của chương trình. MC – người dẫn chương trình phải thật sự cuốn hút, ấn tượng và luôn là tâm điểm của chương trình sự kiện ở mọi lúc, mọi nơi hay trong bất kỳ hoàn cảnh nào.

1.      Lời dẫn mc tiệc gala dinner với giọng nói cuốn hút

Điều đầu tiên cần chú trọng cho một MC đó chính là giọng nói. Vì đây là công cụ chính của MC để họ có thể dẫn dắt, truyền đặt thông tin cho các vị khách của buổi tiệc. Vì vậy, MC cần phải có giọng nói hay, truyền cảm. Đặc biệt, khi nói phải tròn vành rõ chữ, không nói lắp, nói ngọng. Một giọng nói hay sẽ tạo sự gần gũi cho người tham dự; khiến họ lắng nghe hơn trong các nội dung và từ đó tạo nên một lời dẫn MC tiệc gala dinner cuốn hút, ấn tượng.

2. Ngôn ngữ cơ thể

Bên cạnh một giọng nói hay. Thì ngôn ngữ cơ thể cũng là yếu tố giúp lời dẫn MC tiệc gala dinner trở nên cuốn hút, ấn tượng hơn. Người dẫn chương trình không phải lúc nào cũng đứng yên một chỗ và nói những điều đã được soạn sẵn; mà họ sẽ cần có ngôn ngữ cơ thể linh hoạt để tránh được sự khô khan trong lối dẫn. Những cử chỉ tay chân, một nụ cười hay ánh mắt là yếu tố đánh giá MC chuyên nghiệp.

3. Lời dẫn MC tiệc gala dinner với nội dung ngắn gọn

Khi lên kịch bản cho một lời dẫn gala dinner. Quý công ty nên xây dựng một nội dung ngắn gọn nhưng vẫn bao hàm đủ các ý cần nói. Việc này sẽ giúp cho MC nắm bắt được thông tin nhanh hơn. Cũng như linh hoạt hơn trong các tình huống cụ thể. Hơn thế nữa, việc một nội dung lời dẫn quá lan man sẽ gây ra sự tẻ nhạt. Từ đó sẽ không có được sự chú ý từ khán giả nữa.

4.    Ứng biến tốt

Khi Tổ chức Gala Dinner, kể cả những chương trình được chuẩn bị kỹ càng; thì việc gặp phải những vấn đề phát sinh hay nhưng trục trặc không đáng có vẫn là điều dễ gặp phải. Đây là lúc MC sẽ cần phải dẫn dắt chương trình; là người đứng ra “ chữa cháy” để chương trình có thể diễn ra một cách trơn tru; không bị thời gian chết. Ví dụ những tình huống như: khách mời đến trễ, âm thanh ánh sáng bị trục trặc; sự kiện có thông tin cần đính chính… thì đó chính là lúc MC phải bình tĩnh và linh hoạt ứng biến với những tình huống đó ngay lập tức.

Phía trên là 4 yếu tố mà bất kì mc nào cũng cần có để có một lời dẫn MC tiệc gala dinner cuốn hút, ấn tượng. You Can Now hy vọng rằng dựa vào những điều đó; quý doanh nghiệp sẽ tìm được MC phù hợp cho bữa tiệc gala dinner của quý vị. 

Hồ Sơn - 0965.60.30.55 (zalo)