SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
CÔNG TY TNHH DU LỊCH và SỰ KIỆN TÍN
VIỆT
* * *
Cơ cấu tổ chức
Cụng Ty Du lịch hoạt động theo cơ
chế một thủ trưởng, mỗi cá nhân chỉ báo cáo và nhận chỉ thị của thủ trưởng trực
tiếp, khụng báo cáo hoặc nhận chỉ thị vượt cấp.
Chức năng
§
Ban Giám Đốc định hướng và phối hợp
hoạt động của các đơn vị nghiệp vụ.
§
Các phòng nghiệp vụ thực hiện cỏc
hoạt động nghiệp vụ theo định hướng của Ban Giám đốc.
Quyền
hạn
§
Ban Giám đốc ra quyết định đối với
kế hoạch dài hạn do các phòng nghiệp xây dựng. Kế hoạch dài hạn là kế hoạch 6
tháng, 1 năm hoặc lâu hơn, có đầu tư lớn và lâu dài, cần thời gian dài để thu hồi khoản đầu tư, mục
đích là đem lại lợi ích dài lâu.
§
Ban Giám đốc ra quyết định đối với các
kế hoạch ngắn hạn do các phòng nghiệp vụ xây dựng dựa trên kế hoạch dài hạn. Kế
hoạch ngắn hạn là kế hoạch thời vụ, mức đầu tư ban đầu nhỏ, thời gian thu hồi
khoản đầu tư ngắn, tạo điều kiện đem lại các giao dịch nghiệp vụ tức thời.
§
Các phòng nghiệp vụ chủ động ra
quyết định trong các giao dịch nghiệp vụ để thực hiện các kế hoạch. Giao dịch
nghiệp vụ không có đầu tư ban đầu mà chỉ cú các khoản chi để thực hiện nghiệp
vụ, các khoản chi này sẽ được thu hồi ngay lập tức sau khi giao dịch hoàn tất,
đem lại lợi ích tức thời về doanh thu và lợi nhuận.
Trách
nhiệm
§
Trưởng phòng
trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về kết quả hoạt động của Công
Ty …….
§
Cỏc Trưởng phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả thực hiện các
kế hoạch đó được giao.
§
Các cá nhân chịu chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng trực tiếp về kết quả thực hiện các công việc được giao.
Nhiệm vụ
1.
Giám đốc:
§
Đề ra định hướng phát triển cho Cty
….. để thực hiện mục tiêu của Cty.
§
Trực tiếp điều hành hoạt động
chung của cty:
o
Phê duyệt các kế hoạch dài hạn và
ngắn hạn.
o
Ký và kiểm soát các bản khái toán,
dự toán, quyết toán của các giao dịch.
o
Ký và kiểm soát các hợp đồng nguyên tắc,
hợp đồng dân sự, hợp đồng cung cấp dịch vụ; biên bản thanh lý các hợp đồng dân sự,
hợp đồng cung cấp dịch vụ.
o
Ký lệnh công tác đối với CBNV các phòng
ban nêu trên.
§
Kiểm soát mọi giao dịch thu chi và tình
hình tài chính của toàn Công ty.
§
Kiểm soát mọi hoạt động hành chính
nhân sự của Công ty thông qua sự phân công và uỷ quyền đối với Phú Giám đốc Nội
chính.
§
Kiểm soát mọi hoạt động của các bộ
phận nghiệp vụ khác thông qua sự phân công và uỷ quyền đối với Phó Giám đốc
Thường trực.
2.
Phó Giám
đốc Thường trực:
§
Kiểm soát hoạt động của PhòngTài chính
– Kế toán
§
Kiểm soát hoạt động của Phòng Dịch
vụ VIP, In bound, Phòng Du lịch Nội địa, Phòng Du lịch Nước ngoài:
o
Phê duyệt các kế hoạch dài hạn và
ngắn hạn.
o
Ký và kiểm soát các bản khái toán,
dự toán, quyết toán
o
Thừa ủy quyền của Giám đốc ký và
kiểm soát các hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng dân sự, hợp đồng cung cấp dịch vụ;
biên bản thanh lý các hợp đồng dân sự, hợp đồng cung cấp dịch vụ.
o
Ký lệnh công tác đối với CBNV các
phòng ban trên.
§
Báo cáo cho Giám đốc tình hình hoạt
động của các phòng nghiệp vụ trên.
3.
Phó Giám
đốc Nội chính:
§
Kiểm soát việc thực hiện nội quy,
quy chế, quy trình đối với mọi bộ phận, cá nhân trong Công ty, lập NC để ghi
nhận và thực hiện các biện pháp phòng ngừa hoặc loại trừ những điều không phù
hợp.
§
Thực hiện công tác văn thể mỹ, khen
thưởng, kỷ luật, chăm lo đời sống đối với cỏc CBNV và gia đình.
§
Thừa uỷ quyền của Giám đốc tham dự
các cuộc họp với Công ty và các cơ quan ban ngành.
§
Thống kê, theo dõi, bảo trì, sửa
chữa, bảo quản mọi tài sản trang thiết bị của Công ty, bảo đảm các tài sản
trang thiết bị đó luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
4.
Trưởng
phòng Tài chính – Kế toán:
§
Xây dựng kế hoạch tài chính cho Công
ty.
§
Hỗ trợ Giám đốc kiểm soát hoạt động
thu chi và tình hình tài chính của Công ty.
§
Lập các báo cáo nghiệp vụ đối với
Ban Giám đốc và các cơ quan quản lý.
5.
Trưởng phòng
nghiệp vụ:
§
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện kế hoạch đó được Ban Giaqm đốc phê duyệt.
§
Lập danh sách nhà cung cấp dịch vụ,
xây dựng và cập nhật các bảng giá dịch vụ.
§
Lập và cập nhật danh sách khách hàng
và các đại diện đại lý, đối tác.
§
Xây dựng sản phẩm và các tư liệu
thông tin quảng bá sản phẩm.
§
Tìm kiếm khách hàng, chào bán sản
phẩm đem lại doanh thu, lợi nhuận, thị phần, thương hiệu.
§
Thực hiện các dịch vụ du lịch, theo
dõi, điều chỉnh, xử lý sự cố.
§
Đề ra các biện pháp nâng cao chất
lượng dịch vụ, hạ giá thành sản phẩm.
§
Báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc về
tình hình công việc, cập nhật đối tác, dịch vụ, giá cả.
¸
- Sau khi tìm hiểu
yêu cầu của khách và thống nhất các nội dung giao dịch, Sales xác nhận
CHƯƠNG TRÌNH, lập bảng KHÁI TOÁN thể hiện giá vốn, giá bán, doanh thu, lợi
nhuận dự kiến. Chương trình và bảng khái toán này phải được Trưởng Điều
hành (……….) ký kiểm soát và phải đạt được mức lợi nhuận tối thiểu
theo qui định.
- Sales soạn HỢP ĐỒNG, Trưởng Điều hành ký nháy vào bản
hợp đồng đó, đính kèm chương trình và bảng khái toán chuyển Ban Giám đốc (……….)
ký duyệt.
- Sau khi hợp đồng được ký kết, Điều hành (………..)
lập bản DỰ TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các khoản chi, thu, thuế,
lợi nhuận, đính kèm các phiếu đặt dịch vụ trình lên Ban Giám đốc (………) phê
duyệt, sau đó chuyển lên Kế toán (………) chậm nhất là một ngày trước
khi tiến hành thực hiện dịch vụ.
- Điều hành (……….) tiến hành thực hiện các dịch vụ
đó được ký kết. Mọi sự phát sinh về người và dịch vụ đều phải được lập
biên bản và được Trưởng đoàn xác nhận. Tất cả các khoản chi trong quá
trình thực hiện dịch vụ đều phải có chứng từ hợp lệ.
- Trong vòng 07 ngày kể từ khi hoàn tất dịch vụ, Điều
hành (………….) lập bảng QUYẾT TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả
các khoản chi thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ, chuyển cho Kế
toán (………….). Các khoản phát sinh phải được giải trình trong bản
báo cáo thực hiện dịch vụ đính kèm các biên bản phát sinh và phải được Ban
Giám đốc (………..) phê duyệt.
- Trong vòng 03 ngày sau khi Ban Giám đốc thông qua bảng
quyết toán, Sales lập biên bản thanh lý hợp đồng trình Ban Giỏm đốc (………….)
ký. Biên bản thanh lý này phải do Trưởng Điều hành (……..) ký
nháy và đính kèm bảng quyết toán đó được Ban Giám đốc phê duyệt. Căn cứ
trên biên bản thanh lý, Sales hoàn tất việc thu các khoản tiền còn lại
chuyển về cho Kế toán (……….), kết thúc giao dịch.
¸
QUI
TRÌNH LÀM VIỆC
NỘI ĐỊA LẺ
1.
Sau khi tìm hiểu thị trường, Sales
xây dựng PHƯƠNG ÁN nêu từ ý tưởng kinh doanh và tính khả thi bao gồm các vấn đề
sản phẩm, giá, kênh phân phối, kênh thông tin, hình thức tiếp thị, đầu tư ban
đầu, điểm hòa vốn. Phương án khả thi này phải thông qua Phụ trách Nội địa Lẻ (………..)
và được Ban Giám đốc (………..) phệ duyệt.
2.
Sales tiến hành xây dựng tờ CHƯƠNG
TRINH hoặc/và PHIẾU ĐĂNG KÍ DỊCH VỤ. Tờ chương trình và phiếu đăng ký dịch vụ
có giá trị tương đương với một bản hợp đồng, trong đó nêu rõ các dịch vụ bao
gồm hoặc không bao gồm, giá cả, phương thức và thời hạn thanh toán, điều kiện
đăng ký, thay đổi, hủy dịch vụ, các khoản phụ thu, chính sách trẻ em. Tờ chương
trình và phiếu đăng ký dịch vụ phải thông qua Phụ trách Nội địa Lẻ (……….)
và được Ban Giám đốc (………) duyệt mẫu trước khi sử dụng.
3.
Triển khai thực hiện phương án,
Sales tổ chức chào bán dịch vụ, tổng hợp số lượng, lập phiếu yêu cầu dịch vụ
thông qua Phụ trách Nội địa Lẻ (……….), chuyển Điều hành (………..)
thực hiện. Điều hành lập bản DỰ TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các khoản
chi, thu, thuế, lợi nhuận, đính kèm các phiếu đặt dịch vụ trình lên Ban Giám
đốc (………..) phê duyệt, sau đó chuyển lên Kế toán chậm nhất là 01 ngày
trước khi tiến hành thực hiện dịch vụ.
4.
Điều hành (…………) tiến hành
thực hiện các dịch vụ đó được yêu cầu. Mọi sự phát sinh về người và dịch vụ đều
phải được lập biên bản và được đại diện khách xác nhận. Tất cả các khoản chi
trong quá trình thực hiện dịch vụ đều phải có chứng từ hợp lệ.
5.
Trong vòng 07 ngày kể từ khi hoàn
tất dịch vụ, Điều hành (……….) lập bảng QUYẾT TOÁN kê chi tiết và chính
xác tất cả các khoản chi thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ, Phụ trách
Nội địa Lẻ (……….) ký xác nhận và chuyển cho Kế toán (………). Các
khoản phát sinh phải được giải trình trong bản báo cáo thực hiện dịch vụ đính
kèm các biên bản phát sinh và phải được Ban Giám đốc (………..) phê duyệt.
¸
QUI
TRÌNH LÀM VIỆC
OUTBOUND ĐOÀN
- Sau khi tìm hiểu yêu cầu của khách và thống nhất các
nội dung giao dịch, Sales xác nhận CHƯƠNG TRÌNH, lập bảng KHÁI TOÁN thể
hiện giá vốn, giá bán, doanh thu, lợi nhuận dự kiến. Chương trình và bảng
khái toán này phải được Trưởng Outbound (…………..) ký kiểm soát và
phải đạt được mức lợi nhuận tối thiểu theo qui định.
- Sales soạn HỢP ĐỒNG, Trưởng Outbound ký nháy vào bản
hợp đồng đó, đính kèm chương trình và bảng khái toán chuyển Ban Giám đốc (………….)
ký duyệt.
- Sau khi hợp đồng được ký kết, Điều hành (……….)
lập bản DỰ TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các khoản chi, thu, thuế,
lợi nhuận, đính kèm các phiếu đặt dịch vụ trình lên Ban Giám đốc (…….) phê
duyệt, sau đó chuyển lên Kế toán (……….) chậm nhất là một ngày trước
khi tiến hành thực hiện dịch vụ.
- Điều hành (…………) tiến hành thực hiện các dịch vụ
đó được ký kết. Mọi sự phát sinh về người và dịch vụ đều phải được lập
biên bản và được Trưởng đoàn xác nhận. Tất cả các khoản chi trong quá trình
thực hiện dịch vụ đều phải có chứng từ hợp lệ.
- Trong vòng 07 ngày kể từ khi hoàn tất dịch vụ, Điều
hành (………) lập bảng QUYẾT TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các
khoản chi thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ, chuyển cho Kế toán (……..).Các
khoản phát sinh phải được giải trình trong bản báo cáo thực hiện dịch vụ
đính kèm các biên bản phát sinh và phải được Ban Giám đốc (…………) phê
duyệt.
- Trong vòng 03 ngày sau khi Ban Giám đốc thông qua bảng
quyết toán, Sales lập biên bản thanh lý hợp đồng trình Ban Giám đốc (……….)
ký. Biên bản thanh lý này phải do Trưởng Outbound (………..) ký
nháy và đính kèm bảng quyết toán đó được Ban Giám đốc phê duyệt. Căn cứ
trên biên bản thanh lý, Sales hoàn tất việc thu các khoản tiền còn lại
chuyển về cho Kế toán (………..), kết thúc giao dịch.
¸
QUI
TRÌNH LÀM VIỆC
OUTBOUND LẺ
1.
Sau khi tìm hiểu thị trường, Sales
xây dựng PHƯƠNG ÁN nêu ra ý tưởng kinh doanh và tính khả thi bao gồm các vấn đề
sản phẩm, giá, kênh phân phối, kênh thông tin, hình thức tiếp thị, đầu tư ban
đầu, điểm hòa vốn. Phương án khả thi này phải thông qua Trưởng Outbound (………)
và được Ban Giám đốc (……….) phê duyệt.
2.
Sales tiến hành xây dựng tờ CHƯƠNG
TRÌNH hoặc/và PHIẾU ĐĂNG KÍ DỊCH VỤ. Tờ chương trình và phiếu đăng ký dịch vụ
có giá trị tương đương với một bản hợp đồng, trong đó nêu ra các dịch vụ bao
gồm hoặc không bao gồm, giá cả, phương thức và thời hạn thanh toán, điều kiện
đăng ký, thay đổi, hủy dịch vụ, các khoản phụ thu, chính sách trẻ em. Tờ chương
trình và phiếu đăng ký dịch vụ phải thông qua Trưởng Outbound (…….) và
được Ban Giám đốc (……….) duyệt mẫu trước khi sử dụng.
3.
Triển khai thực hiện phương án,
Sales tổ chức chào bán dịch vụ, tổng hợp số lượng, lập bảng DỰ TOÁN kê chi tiết
và chính xác tất cả các khoản chi, thu, thuế, lợi nhuận, Trưởng Outbound (……………)
ký xác nhận, đính kèm các phiếu đặt dịch vụ trình lên Ban Giám đốc (………..)
phê duyệt, sau đó chuyển lên Kế toán (…….) chậm nhất là 01 ngày trước
khi tiến hành thực hiện dịch vụ.
4.
Outbound tiến hành thực hiện các
dịch vụ đó được yêu cầu. Mọi sự phát sinh về người và dịch vụ đều phải được lập
biên bản và được đại diện khách xác nhận. Tất cả các khoản chi trong quá trình
thực hiện dịch vụ đều phải có chứng từ hợp lệ.
5.
Trong vòng 07 ngày kể từ khi hoàn
tất dịch vụ, Outbound lập bảng QUYẾT TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các
khoản chi thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ, Trưởng Outbound (………….)
ký xác nhận và chuyển cho Kế toán (……………). Các khoản phát sinh phải được
giải trình trong bản báo cáo thực hiện dịch vụ đính kèm các biên bản phát sinh
và phải được Ban Giám đốc (…………….) phê duyệt.
¸
QUI TRÌNH LÀM VIỆC
DU LỊCH SỰ KIỆN
- Sau khi tìm hiểu yêu cầu của khách và thống nhất cỏc
nội dung giao dịch, Sales xác nhận KỊCH BẢN, lập bảng KHÁI TOÁN thể hiện
giá vốn, giá bán, doanh thu, lợi nhuận dự kiến. Kịch bản và bảng khái tóan
này phải được Trưởng Sự kiện (………….) ký kiểm soát và phải đạt được
mức lợi nhuận tối thiểu theo qui định.
- Sales soạn HỢP ĐỒNG, Trưởng Phòng Sự kiện ký nháy vào
bản hợp đồng đó, đính kèm nội dung kịch bản, chương trình và bảng khái toán chuyển
Ban Giám đốc (…………..) ký duyệt.
- Sau khi hợp đồng được ký kết, Điều hành (Sự kiện)
lập bản DỰ TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các khoản chi, thu, thuế,
lợi nhuận, đính kèm các phiếu đặt dịch vụ trình lên Ban Giám đốc (………) phê
duyệt, sau đó chuyển lên Kế toán (………..) chậm nhất là một ngày
trước khi tiến hành thực hiện dịch vụ.
- Điều hành (…………) tiến hành thực hiện các dịch vụ
đó được ký kết. Mọi sự phát sinh về người và dịch vụ đều phải được lập biên
bản và được Trưởng đoàn xác nhận. Tất cả các khoản chi trong quá trình thực hiện dịch
vụ đều phải có chứng từ hợp lệ.
- Trong vòng 07 ngày kể từ khi hoàn tất dịch vụ, Điều
hành (…………..) lập bảng QUYẾT TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả
các khoản chi thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ, chuyển cho Kế toán
(…………..). Các khoản phát sinh phải được giải trình trong bản báo
cáo thực hiện dịch vụ đính kèm cỏc biên bản phát sinh và phải được Ban Giám
đốc (………….) phê duyệt.
- Trong vòng 03 ngày sau khi Ban Giám đốc thông qua bảng
quyết toán, Sales lập biên bản thanh lý hợp đồng trình Ban Giám đốc (………….)
ký. Biên bản thanh lý này phải do Trưởng Sự kiện (………….) ký
nháy và đính kèm bảng quyết toán đó được Ban Giám đốc phê duyệt. Căn cứ
trên biên bản thanh lý, Sales hoàn tất việc thu các khoản tiền còn lại
chuyển về cho Kế toán (………….), kết thúc giao dịch.
¸
QUI
TRÌNH LÀM VIỆC
INBOUND
2.
Sales tiến hành xây dựng CHƯƠNG
TRÌNH hoặc/và PHIẾU ĐĂNG KÍ DỊCH VỤ. Tờ chương trinh và phiếu đăng ký dịch vụ
cú giá trị tương đương với một bản hợp đồng, trong đó nêu ra các dịch vụ bao
gồm hoặc khụng bao gồm, giá cả, phương thức và thời hạn thanh toán, điều kiện
đăng ký, thay đổi, hủy dịch vụ, các khoản phụ thu, chính sách trẻ em. Tờ chương
trinh và phiếu đăng ký dịch vụ phải thông qua Trưởng Inbound (…………) và
được Ban Giám đốc (……….) duyệt mẫu trước khi sử dụng.
3.
Triển khai thực hiện phương án,
Sales tổ chức chào bán dịch vụ, tổng hợp số lượng, lập bảng DỰ TOÁN kê chi tiết
và chính xác tất cả các khoản chi, thu, thuế, lợi nhuận, Trưởng Inbound (……….)
ký xác nhận, đính kèm các phiếu đặt dịch vụ trình lên Ban Giám đốc (…………)
phê duyệt, sau đó chuyển lên Kế toán (……….) chậm nhất là 01 ngày trước
khi tiến hành thực hiện dịch vụ.
4.
Inbound tiến hành thực hiện các dịch
vụ đó được yêu cầu. Mọi sự phát sinh về người và dịch vụ đều phải được lập biên
bản và được đại diện khách xác nhận. Tất cả các khoản chi trong quá trình thực
hiện dịch vụ đều phải cú chứng từ hợp lệ.
5.
Trong vòng 07 ngày kể từ khi hoàn
tất dịch vụ, Inbound lập bảng QUYẾT TOÁN kê chi tiết và chính xác tất cả các
khoản chi thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ, Trưởng Inbound (……………)
ký xác nhận và chuyển cho Kế toán (……………). Các khoản phát sinh phải được
giải trình trong bản báo cáo thực hiện dịch vụ đính kèm các biên bản phát sinh
và phải được Ban Giám đốc (…………..) phê duyệt.
¸
QUI TRÌNH
LÀM VIỆC
DỊCH
VỤ V.I.P
1.
Thống nhất với khách hàng về dịch
vụ, thời gian, phiếu dịch vụ.
2.
Thu tiền, lập biên nhận, chuyển tiền
về Kế toán (……….) lập phiếu thu trong ngày.
3.
Ghi chép các nội dung trên vào SỔ KHÁCH,
Sales phải ký xác nhận các nội dung này.
4.
Soạn công văn gửi Cục QLXNC, lưu Kế
toán, Phòng VIP. Công văn phải do Trưởng VIP (……………….) ký.
5.
Lập phiếu tạm ứng, Trưởng VIP (………….) ký, đính kèm công văn và biên
nhận chuyển Kế toán (……………) ứng tiền.
6.
Sau khi hoàn tất dịch vụ chuyển biên
lai Cục QLXNC về Kế toán (………..) để làm chứng từ hoàn ứng.
QUI ĐỊNH VỀ TÀI CHÍNH
(Quy định này sẽ được điều chỉnh và bổ sung hàng thỏng)
1. Thu tiền
- Người thu tiền phải lập biên nhận nêu ra đối tượng thu,
lý do thu, số tiền thu. Biên nhận phải có chữ ký xác nhận của người thu và
người nộp tiền.
- Căn cứ vào các biên nhận, người thu tiền lập bảng kê
thu tiền, tổng hợp lại các khoản đã thu, chuyển Trưởng phòng chủ quản ký
xác nhận.
- Trong vòng 24 giờ người thu tiền phải chuyển đầy đủ các
khoản tiền thu, kèm biên nhận, kèm bảng kê cho Kế toán lập phiếu thu tiền.
- Riêng Dịch vụ VIP khi lập bảng kê phải thể hiện rõ tên
khách, số công văn, số tiền thu.
2. Chi tiền
Căn cứ vào kế hoạch và bảng dự toán đó được phê duyệt, các
bộ phận nghiệp vụ lập phiếu đề xuất chi hoặc phiếu tạm ứng nêu ra số tiền chi,
lý do chi, đối tượng chi. Phiếu đề xuất chi hoặc tạm ứng đều phải được Trưởng
phòng nghiệp vụ xác nhận, đính kèm bảng dự toán liên quan trình Ban Giám đốc
phê duyệt trước khi chuyển Kế toán thực hiện.
Riêng Dịch vụ VIP khi làm phiếu tạm ứng phải ghi rõ tên
khách, số công văn, số tiền chi.
a. Định mức về chi phí tiếp khách và
hoa hồng:
§ Đối với Nội địa Lẻ:
o
Không trích hoa hồng và không chi
tiếp khách đối với doanh thu từ khách vãng lai.
o
Không trích hoa hồng đối với các
giao dịch có lợi nhuận sau thuế dưới 5%.
o
Trích hoa hồng không quá 10% đối với
doanh thu từ các đại lý.
o
Chi tiếp khách không quá 2% đối với
doanh thu từ các đại lý.
o
Doanh thu nói trên không bao gồm vé
máy bay, xe lửa, tàu thủy, thuế VAT.
§ Nội địa Đoàn:
o
Không trích hoa hồng đối với các hợp
đồng lợi nhuận sau thuế dưới 5%.
o
Trích hoa hồng không quá 8% trên
tổng trị giá hợp đồng.
o
Chi tiếp khách không quá 2% trên
tổng trị giá hợp đồng.
o
Doanh thu nói trên không bao gồm vé
máy bay, xe lửa, tàu thủy, thuế VAT.
§ Sự kiện:
o
Không trích hoa hồng quá 8% trên
tổng trị giá hợp đồng.
o
Chi tiếp khách không quá 2% trên
tổng trị giá hợp đồng.
o
Doanh thu nói trên không bao gồm vé
máy bay, xe lửa, tàu thủy, thuế VAT.
§ Dịch vụ VIP
Căn cứ vào chỉ đạo của CT.HĐQT, Ban Giám đốc và Kế toán Cty
Du lịch chủ động thực hiện các khoản chi giao tế và trích hoa hồng như sau:
o
Trích hoa hồng từ 10 – 30% trên giá
bán ( vẫn đảm bảo được lợi nhuận trên mức trích).
§ Inbound
Do tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh lữ hành
Inbound, tất cả các khoản trích hoa hồng và chi giao tế đều phải làm đề xuất
trình Ban Giám đốc phê duyệt đối với từng trường hợp cụ thể.
§ Outbound
o
Không trích hoa hồng đối với các
giao dịch có lợi nhuận sau thuế dưới 5%.
o
Không trích hoa hồng và không chi
tiếp khách đối với doanh thu từ khách vãng lai.
o
Trích hoa hồng cho đại lý không quá
20 USD/pax đối với tour ngắn Thái, Campuchia, Malaysia, Singapore, Đài Loan, …
o
Trích hoa hồng cho đại lý không quá
35 USD/pax đối với tour dài Trung Quốc, Hà Quốc, Nhật Bản..
o
Chi giao tế 3 USD /pax đối với khách
của đại lý chuyển cho các tour ngắn Thái, Campuchia, Malaysia, Singapore, Đài
Loan, …
o
Chi giao tế 5 USD/pax đối với khách
của đại lý chuyển cho tour dài Trung Quốc, Hà Quốc, Nhật Bản, …..
o Định mức về công tác phí và một số
chi phí khi thực hiện tour:
§ Công tác phí:
Nhân viên
trong Công ty:
Đi tour trong nước ngày thường : 600.000 đ/ngày – 1000.000 Đ/ngày
Đi tour trong nước ngày Chủ nhật, ngày lễ: 1.100.000
đ/ngày
Đi tour nước ngoài : 40 USD/ngày
Hướng dẫn
viên cộng tác:
Hướng dẫn nội địa : 600.000 – 1100.000 đ/ngày ( tour Thuần
túy), trường hợp các tour đặc biệt như Trương sơn, …đề xuất cụ thể theo giá trị
kinh nghiệm và phục vụ của HDV,.
Hướng dẫn + lửa trại : 800.000 –> 2.000.000 đ/ngày và tiền thực
hiện đôt1 lửa trại. (Tùy theo tính chất)
MC dẫn chương trình Teambuilding,
Gala: Tùy thuộc vào tính chất và giá trị của MC ( nêu trên bảng dự toán)
Hướng dẫn tiếng Anh : …………. USD/ngày
Hướng dẫn tiếng Pháp : ………… USD/ngày
Hướng dẫn tiếng Đức : ………… USD/ngày
Hướng dẫn tiếng Hoa : ………… USD/ngày
Hướng dẫn tiếng Nhật : …………. USD/ngày
Hướng dẫn tiếng Hàn : theo thị trường
§ Chi phí khác:
o Điện thoại phục vụ công tácc:
20.000 đ/xe/ngày ( nhằm liên lạc các đồi tác nhà hàng, khách sạn, tài xế
…..trước khi khách đến).
o
Ăn nghỉ cho lái xe, phụ xe, hướng
dẫn khi không có tiêu chuẩn nội bộ 200.000 đ/người/ngày.
o
Bồi dưỡng nhà xe:
Xe 16c trở xuống:
1 – 2 ngày : 50.000 đ/ chuyến
3 – 5 ngày :
100.000 đ/chuyến
6 ngày trở lên :
200.000 đ – 400.000 đ/chuyến
Xe trờn 16c:
1 – 2 ngày : 100.000 đ/ chuyến
3 – 5 ngày :
200.000 đ/chuyến
6 ngày trở lên :
300.000 đ – 500.000 đ/chuyến ( tựy theo tính chất tour).
¸
QUI TRÌNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ THỰC
HIỆN TOUR LIÊN QUAN CÁC PHÒNG BAN
I.Bước 1: Bán tour
- Người
thực hiện : Nhân
viên kinh doanh ( Sales).
- Nhiệm
vụ
-
Tư
vấn cho khách và bán tour ( sau khi được duyệt từ phòng purchasing)
-
Lập
dự toán ( theo mẫu).
-
Kiểm
tra các dịch vụ theo thỏa thuận với khách hàng trước khi làm hợp đồng.
-
Lập
hợp đồng dịch vụ ( Theo mẫu ).
-
Lập
bảng yêu cầu đặt dịch vụ.
-
Cung
cấp thông tin thực đơn nhà hàng cho khách chọn, cung cấp thông tin số lượng
phòng, loại phòng ( phòng 2, phòng 3, phòng 4) cho khách hàng.
-
Làm
việc với khách hàng cử trưởng xe, trưởng đoàn và sắp xếp người tham gia du lịch
ai ở chung phòng với ai ( loại phòng), cung cấp danh sách khách hàng danh sách
tổng, danh sách theo xe (có thông tin đầy đủ càng tốt: Ngày tháng năm sinh, địa
chỉ mail, địa chỉ) gửi phòng điều hành cung cấp thông tin yêu cầu Hướng dẫn
viên ( Phòng kinh doanh có sẵn hoặc đề nghị Hướng dẫn viên phù hợp với tính chất
tour, đối tượng khách) .
-
Trực
tiếp liên hệ với khách hàng để thực hiện các công việc thanh toán, thanh lý,
quyết toán tour (về khoản thu) với khách hàng.
( Nhiêm vụ
Phòng sales: Luôn phấn đấu đạt chỉ tiêu công ty giao, vì vậy luôn học hỏi, cọ
sát thị trường, bám sát mục tiêu, hòa nhã đồng nghiệp nhằm hỗ trợ tốt nhất cho
mình đạt được doanh số cũng như tạo thêm nhiều mối quan hệ khách hàng tốt nhất:
“HIỆU QUẢ LÀ CHÂN LÝ CỨNG”).
2.1.Phòng
Purchasing: ( chung phòng điều hành)
-
Phòng
purchasing luôn đồng hành cùng phòng kinh doanh, cung cấp dịch vụ đối tác cho
phòng kinh doanh để đảm bảo chất lượng tour và cạnh tranh tour với đối tác, đáp
ứng yêu cầu của phòng kinh doanh ( trong vòng 24 tiếng phải trả lời kết quả).
·
Nhiệm vụ: luôn tìm kiếm đối tác với chất lượng dịch vụ tốt nhất và giá cả phải
chăng đồng thời phân tích được các yếu tố tốt, xấu của các nhà cung cấp). Thỏa
thuận với đối tác về công nợ và kiểm tra thời hạn thanh toán đúng với sự thỏa
thuận từ trước.
·
Luôn hòa nhã, tươi cười và gần gũi gắn kết cùng phòng kinh doanh để
hiệu quả đạt được tỉ lệ ký hợp đồng cao nhất khi phòng kinh doanh yêu cầu hỗ trợ.
Yêu
cầu:
Phải hoàn thành các
báo giá hoàn chỉnh trước ngày khách khởi hành ít nhất là 03 – 06 ngày ( Tùy
theo tính chất tour ).
II.Bước
2: Điều hành
- Người
thực hiện : Phòng
( người) điều hành.
- Nhiệm
vụ:
-
Đặt
các dịch vụ (Căn cứ vào bảng yêu cầu đặt dịch vụ của sales): Khách sạn, nhà
hàng, xe, vé tàu hoả, vé máy bay….
-
Đề
nghị Hướng dẫn viên , MC Game show, Team
building … (theo yêu cầu kinh doanh), gửi về phòng Hướng dẫn viên.
-
Ghi
giấy yêu cầu cho phòng Hành chính chuẩn
bị vật dụng liên qua đến tour như: Nước, Nón, khăn lạnh, quà, vật dụng game
liên quan…..
-
Báo
và gửi tạm ứng cho phòng kế toán chuẩn bị tài chính cho tour ( tiền đặt cọc, tiền
cho hướng dẫn). Tiền thanh toán cho các dịch vụ, tiền chuyển khoản.
-
Bàn
giao chương trình điều hành, vật chất, tiền và các giấy tờ cần thiết cho hướng dẫn.
-
Theo
dõi và xử lý mọi phát sinh, sự cố trong thời gian thực hiện tour.
3. Yêu cầu
- Mọi công tác chuẩn bị phải hoàn thành trước
khi đoàn khởi hành.
- Dịch vụ đặt không thoả mãn yêu cầu của sales
thì phải bàn bạc thống nhất.
- Các booking phải có xác nhận từ nhà cung cấp
dịch vụ.
- Khi xử lý các sự cố hoặc phát sinh nên tham
khảo ý kiến sales hoặc xin ý kiến chỉ đạo từ Giám đốc ( nếu cần thiết ).
( Nhiêm vụ
Phòng Điều hành: Luôn gần guĩ, gắn kết phòng kinh doanh, phòng Purchasing, Hành
chính, Kế Toán. Kiểm tra lại các chất lượng dịch vụ của phòng sales đưa ra có
đúng với chất lượng đã chào cho khách hàng nhằm đảm bảo uy tín thương hiệu cho
công ty, phụ phòng purchasing tìm kiếm đối tác. Các dịch vụ đặt phải chính xác
đúng theo lịch trình. Phối hợp tốt với phòng kế toán thanh toán các khoản phí
đúng lộ trình).
4.
Nhiệm vụ phòng Hướng dẫn viên
-
Đáp ứng Hướng dẫn viên theo phiếu yêu
cầu của phòng điều hành (đúng với nội dung của phòng kinh doanh).
-
Kiểm tra đầy đủ thông tin Hướng dẫn
viên đúng chuyên môn, đúng qui chuẩn của luật Hướng dẫn viên (nhà nước yêu cầu),
Hướng dẫn viên cần có thái độ tốt, phục vụ đạt yêu cầu theo tính chất tour.
- Cung cấp hợp đồng và chịu trách nhiệm ký hợp
đồng với Hướng dẫn viên theo tour, thỏa thuận chi phí theo tour để đảm bảo chi
phí hợp pháp khi quyết toán cũng như hồ sơ theo tour đạt theo quy định nhà nước
ban hành.
- Dặn dò, bàn giao các vật dụng về trang thiết
bị cần thiết như (Cờ, y tế, phiếu góp ý khách hàng).
- Hướng dẫn các yêu cầu về báo cáo tour, hình
ảnh theo tour,.. sau khi kết thúc.
-
Thu phiếu nhận xét khách hàng từ Hướng
dẫn viên, kiểm tra đánh giá Hướng dẫn viên ( xếp sao).
- Đề xuất trực tiếp chi phí công tác phí theo
tour cho phòng kế toán theo code tour.
- Chịu trách nhiệm về đội ngũ Hướng dẫn viên
(thực hiện nghiêm túc, chuẩn mực về phục vụ và hành chính chi phí trên tour (nếu
Hướng Dẫn viên tự ý thay đổi chất lượng vụ và trách nhiệm hoàn ứng).
( Nhiêm vụ
Phòng Hướng dẫn: Luôn gần guĩ, gắn kết phòng kinh doanh, phòng Purchasing và
phòng điều hành. Luôn tìm kiếm các Hướng Dẫn viên tốt: kinh nghiệm và đạo đức.
Đào tạo các kỹ năng xử lý tình huống trên tour cho Hướng dẫn viên, theo dõi,
bám sát lịch khởi hành. Tạo group Hướng dẫn viên. Tạo những buổi tập huấn kỹ
năng cho đội ngũ Hướng dẫn viên nhằm thu hút lượng HDV tốt ).
III.Bước 3: Thanh toán
1.
Người thực hiện: Nhân
viên kinh doanh và phòng điều hành.
2.
nhiệm vụ.
- Nhân viên kinh doanh: Thanh lý hợp đồng với khách hàng ( Lập bảng thanh lý HD và thu tiền đợt 2 từ khách hàng).
- Điều hành thanh toán về tài chính, vật chất
với hướng dẫn .
3.Yêu
cầu: Thời gian hoàn thành chậm nhất là 7 ngày sau khi kết thúc tour. Sau 10
ngày phải thu đủ tiền nộp cho phòng kế toán.
******
IV.
Bước 4: Quyết toán
- Người
thực hiện: Điều
hành, kinh doanh, Kế toán
- Nhiệm
vụ:
-
Điều
hành có trách nhiệm cùng phòng kinh doanh lập bảng quyết toán tour với phòng kế
toán ( theo hướng dẫn của phòng kế toán). Thời gian nộp bảng quyết toán là 07
-10 ngày sau khi kết thúc tour.
-
Phòng
kế toán có trách nhiệm duyệt quyết toán tour theo qui định của tài chính.
- Yêu
cầu:Thời
gian duyệt quyết toán là 15 ngày sau khi kết thúc tour.
V. QUI TRÌNH VỀ TÀI CHÍNH
1.Chuẩn
bị tài chính phục vụ tour
1.1 Hồ sơ tour
- Sau khi thực hiện xong các giao
dịch với khách hàng ( Ký hợp đồng, bán tour lẻ cho khách ) nhân viên kinh doanh
chuyển cho điều hành hồ sơ tour gồm:
*Khách đoàn: Hợp đồng, Dự toán
tour, Booking code, phiếu yêu cầu đặt dịch vụ, chương trình tour
*khách lẻ: Receip, booking code,
phiếu yêu cầu đặt dịch vụ hoặc booking tourland
- Điều hành phải chuyển cho phòng kế toán hồ
sơ tour bao gồm: Hợp đồng dịch vụ, dự toán tour, Booking code, phiếu yêu cầu đặt
dịch và kế hoạch tài chính.
1.2
Thời gian: Chậm
nhất là 03 - 05 ngày (tùy tính chất tour), trước khi đoàn khởi hành hồ sơ tour
phải được chuyển cho phòng kế toán, Những tour có yêu cầu về tài chính từ 200
triệu VND trở lên phải chuyển hồ sơ trước 7 ngày. Những booking vé lẻ không áp
dụng mức thời gian này, nhưng phải có đủ thời gian để phòng kế toán bảo đảm về
tài chính.
1.3.Trách
nhiệm của phòng tài chính kế toán
- Căn cứ vào hồ sơ tour, Phòng kế
toán sẽ kiểm tra xem xét hồ sơ và thực hiện các nội dung của kế hoạch theo nguyên tắc tài chính ( Khi đến thời gian
yêu cầu bảo đảm tài chính, điều hành làm giấy đề nghị tạm ứng cho các yêu cầu, Ví dụ: Tạm ứng tiền
đặt cọc Khách sạn, tạm
ứng tiền mua vé tàu, tạm ứng tiền tour, .….)
- Những hồ sơ chưa đầy đủ, chưa
đúng về pháp lý, nhân
viên kinh doanh và điều hành phải bổ sung cho đầy đủ. Trường hợp đặc biệt phải
có ý kiến chỉ đạo của giám đốc.
2.
Thanh quyết toán
2.1
Hồ sơ quyết toán.
- Điều hành phải tập hợp các chứng
từ chi phí để thanh quyết toán tour.
- Hồ sơ quyết toán tour gồm: Bảng
quyết toán tour, bảng
thanh lý hợp đồng, các bảng giải trình ( nếu có), các chứng từ chi phí và Hồ sơ
đã nộp trước ngày khởi hành.
2.2
Duyệt quyết toán
- Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm
tra, giám sát tính hợp pháp, hợp lý của hồ sơ quyết toán.
- Điều hành và mọi thành viên có
liên quan đến tour du lịch có trách nhiệm trả lời các chất vấn của phòng kế
toán ( ngay thời điểm quyết toán tour ).
- Phòng kế toán sẽ duyệt quyết
toán cho những Hồ sơ tour có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lý trong vòng 3 ngày
tính từ ngày nhận Hồ sơ.
- Phòng kế toán sẽ thông báo cho
Phòng (người) điều hành những chứng từ còn thiếu hoặc chứng từ không hợp lệ
trong hồ sơ quyết toán bằng giấy để phòng điều hành có trách nhiệm cùng bộ phận
trực tiếp thực hiện tour ( sales ) và phòng kế toán kết hợp tìm phương án bổ sung đầy đủ các chứng từ cho hợp lệ.
- Những hồ sơ tour không đủ điều
kiện được duyệt quyết toán quá 30 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, phòng kế toán báo
cáo Tổng Giám đốc bằng văn bản để có hướng giải quyết.
3
Giao nhận hồ sơ
Khi giao nhận hồ sơ giữa các
phòng (người) điều hành với phòng kế toán thực hiện bằng phiếu nhận Hồ sơ.
4.Qui định về thu, chi tiền :
Việc thu chi tiền mặt được thực
hiện theo nguyên tắc trực tiếp, Phòng kế toán sẽ trực tiếp thu hoặc chi tiền từ
khách hàng.
4.1. Khách đoàn:
Nhân
viên kinh doanh cùng với kế toán thực hiện thu tiền của khách hàng.
- Nhân viên kinh doanh liên hệ với
khách hàng, làm các thủ tục thuộc trách nhiệm của mình theo hợp đồng đã ký kết.
- Nhân viên kế toán làm các thủ tục về tài
chính và thu tiền từ khách hàng.
4.2.
Khách lẻ ( Nội địa,
Inbound, Outbound ) Phòng kế toán trực
tiếp thu tiền hoặc chi tiền đối với khách hàng
-
Nhân viên kinh doanh làm các thủ tục thu
tiền tour theo giá, hoặc chi tiền cho khách
-
Kế toán làm các thủ tục về tài chính và trực tiếp thu tiền, hoặc chi tiền đối với
khách hàng.
VI.QUI
ĐỊNH VỀ KÝ CÁC HỒ SƠ KINH DOANH
1.
Hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ.
- Bộ phận theo dõi cập nhật nội
dung hợp đồng: Điều hành
- Ký hợp đồng: Giám đốc.
2.
Hợp đồng phục vụ tour
- Nhân viên kinh doanh thảo hợp đồng
(theo mẫu công ty), trưởng phòng hoặc phó phòng kinh doanh ký nháy.
- Hợp đồng phải kèm theo dự toán
và booking code.
- Ký hợp đồng: Giám đốc, hoặc phó
GĐ ( khi được uỷ quyền).
3.
Thanh lý hợp đồng
- Nhân viên kinh doanh thảo thanh
lý hợp đồng (Theo mẫu), phó phòng và trưởng phòng kinh doanh ký nháy.
- Ký hợp đồng: Giám đốc, hoặc phó
GĐ ( khi được uỷ quyền).
4.
Dự toán tour
- Nhân viên kinh doanh lập dự
toán tour ( theo mẫu).
- Ký dự toán: Người lập dự toán,
phó phòng KD, Trưởng phòng KD, kế toán trưởng.
- Những dự toán có lãi gộp thấp
hơn qui định thì phải do Giám đốc ký.
5.
Quyết toán tour
- Điều hành là người lập bảng Quyết
toán tour (Theo mẫu).
- Ký quyết toán theo thứ tự: Điều
hành, Phó trưởng phòng KD ( nhân viên trực tiếp kinh doanh ký nháy), Kế toán
trưởng, Giám đốc.
6.Kế
hoạch tài chính
- Điều hành lập kế hoạch tài
chính ( theo mẫu).
- Ký kế hoạch TC: Kế toán trưởng.
7.
Phiếu yêu cầu đặt dịch vụ
- Nhân viên kinh doanh lập phiếu.
- Ký phiếu yêu cầu: Nhân viên
kinh doanh, Điều hành.
8.
Phiếu yêu cầu vật chất
- Điều hành lập phiếu yêu cầu vật
chất.
- Ký phiếu yêu cầu vật chất: Điều
hành, Tổ chức - Hành chính.
9
Booking dịch vụ
- Điều hành lập booking dịch vụ.
- Ký booking: Điều hành và xác nhận
của nhà cung cấp dịch vụ
HỒ SƠN -0965.60.30.55
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét